Öffentliche Vergabe von IT-Leistungen
Öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber müssen öffentliche Aufträge ausschreiben. Schwellenwerte entscheiden darüber, ob die Bau-, Liefer- oder Dienstleistungen europaweit nach dem EU-Vergaberecht ausgeschrieben werden müssen oder nicht. Daher ist in der Phase der Planung der Beschaffung im Rahmen von Öffentlichen IT-Ausschreibungen durch den Auftraggeber eine Auftragswertschätzung, eventuell mit Hilfe einer Markterkundung, zu erstellen.
Hinweis: der Metrics Data Lake unterstützt diesen Schritt mit
aktuellen Marktpreisen für eine fundierte Auftragswertschätzung.
Seit dem 01.01.2022 gelten folgende EU Schwellenwerte:
- Bauleistungen: 5.382.000 EUR
- Liefer- und Dienstleistungsaufträge (obere und oberste Bundesbehörden): 140.000 EUR
- Liefer- und Dienstleistungen (alle übrigen öffentlichen Auftraggeber): 215.000 EUR
Die Unterschwellenvergabeordnung regelt in Deutschland das Verfahren zur Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen unterhalb der Schwellenwerte des § 106 Abs. 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen.
Grundsätze bei der Beschaffung
Die Grundsätze der Vergabe haben eine Leitlinienfunktion und sind in jedem Stadium des Verfahrens zu beachten. Sie sind im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Zentralnorm des deutschen Kartell- und Wettbewerbsrechts, beschrieben:
- Wettbewerbsgrundsatz
- Gleichbehandlungsgebot
- Transparenzgebot
- Prinzip der Wirtschaftlichkeit
- Grundsatz der Verhältnismäßigkeit
- Mittelstandsschutz und Grundsatz der losweisen Vergabe
Phasen der Beschaffung bei öffentlichen Auftraggebern
Planung der Beschaffung
Die Planung der Beschaffung beginnt mit der Bedarfsermittlung und umfasst eine Risikoanalyse sowie zeitliche Planung. Die Markterkundung und Bedarfsstrukturierung erfolgt bei Bedarf daran.
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Auftragswertschätzung sind auch für die spätere Festlegung der Verfahrensart notwendig. Beispielsweise kann möglicherweise auf bestehende Rahmenverträge zurückgegriffen werden oder es sind Direktauftrag oder In-House-Vergaben möglich.
Die Planung der Beschaffung endet mit der Beschaffungskonzeption.
Design der Beschaffung
Die aus dem Mittelstandsschutz gebotene Losbildung ist der Beginn des Designs der Beschaffung. Auf diese folgt die Festlegung der Verfahrensart sowie die Zeitplanung. Erstellen der Vergabeunterlagen sowie der Verfahrensdokumentation sind weitere Bestandteile.
Hinweis: In der Metrics Service Library ist der De-facto-Marktstandard
von IT-Leistungen beschrieben - die Nutzung in einer Aussschreibung
hat positiven Einfluss auf die Anzahl der potentiellen Dienstleister
und somit den Wettbewerb und die Preise.
Durchführung des Vergabeverfahrens
Die Phase der Einleitung und Bewerbung eröffnen das Vergabeverfahren. Teilnahmeanträge werden geprüft und bewertet. Abhängig vom Verfahren kann nun eine Abschichtung der Bewerber für die anschließende Angebotsphase erfolgen. Die Prüfung und Bewertung der Angebote und Verhandlungen ist der wesentliche Schritt vor der Zuschlagsphase, in der Absagen und Zuschlag mitgeteilt werden.
Die Komplexität und das Verfahren bestimmen die Dauer einer IT-Vergabe. Beispielsweise können "Managed Printing" Services in rund drei Monaten vergeben werden, der Betrieb einer Standardsoftware hingegen benötigt meist mehr Zeit.
Eignung und Zuschlag
Unternehmen sind geeignet, wenn sie die Eignungskriterien, die mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung und in einem angemessenen Verhältnis stehen, erfüllen d.h.
- eine Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung haben,
- wirtschaftlich und finanziell sowie
- technisch und beruflich leistungsfähig sind.
Den Zuschlag soll das Unternehmen erhalten, das das wirtschaftlichste Angebots d.h. das beste Preis-Leistungs-Verhältnis, abgegeben hat. Dazu werden
- Preis oder Kosten
- qualitative,
- umweltbezogene oder
- soziale Zuschlagskriterien definiert.
Die Überprüfung erfolgt in vier Wertungsstufen:
- Formale Prüfung
- Eignungsprüfung
- Prüfung der Angemessenheit der Preise
- Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes
Hinweis: Da der Metrics Data Lake sowohl Preis- als auch
Kostendaten umfasst, kann die Angemessenheit der Preise
fundiert geprüft werden.
Es werden A - Ausschlusskriterien und B – Bewertungskriterien festgelegt. Ausschlusskriterien werden nicht gewichtet und auch bei der späteren Bewertung nicht mit Bewertungspunkten versehen. Die Bewertung erfolgt anhand der einfachen (Höchster Quotient aus Leistungspunkte durch Preis) vs. der erweiterten (bestmögliches Abschlusskriterium im Schwankungsbereich s.u.) vs. der gewichteten Richtwertmethode.