Best Practices: Kosten für IT-Berater senken

Tagessätze für IT-Berater sind ein spannendes Thema – für die finanziellen Planungen der Auftraggeber ebenso wie für den Smalltalk der Festangestellten. In beiden Fällen gelten externe Consultants gemeinhin als zu teuer. Die Auflösung des Projektstaus nach Corona und der Mangel an Fachkräften in einigen IT-Disziplinen hat diese Diskussionen neu entfacht. Mit der Folge, dass die Kosten für Softwareentwickler und Infrastrukturexperten deutlich gestiegen sind.

Allerdings können Unternehmen dafür sorgen, die Kosten und Leistungen der Berater in einer gesunden Balance zu halten. Dazu gibt es mehrere Ansätze, von denen jeder ein individuelles Einsparpotenzial, aber auch bestimmte Risiken mit sich bringt. In unserem ersten Artikel zum Thema geht es um langfristige Vereinbarungen, feste Abnahmemengen und das Training on the Job.

Langfristige Vereinbarungen: Für Projekte, die vorhersehbar einen großen Bedarf an externer Unterstützung erfordern, sollte der Kunde mit dem IT-Dienstleister eine langfristige Vereinbarung abschließen. In diesem Szenario kann der Auftraggeber das Beraterhonorar im Mittel zwischen 15 und 25 Prozent nach unten verhandeln. Allerdings gilt: Je höherwertiger der Skill und je wichtiger die Erfahrung der Consultants für den Projekterfolg ist, desto geringer fällt das Einsparpotential aus. In jedem Fall sichert sich der Kunde durch langfristige Vereinbarungen die kritischen Ressourcen für das Projekt und bleibt weitestgehend von Verzögerungen durch Personalwechsel verschont. Demgegenüber muss er das Risiko einkalkulieren, dass sich sein Bedarf innerhalb der längeren Laufzeit verändert, während die Zahlungsverpflichtungen weiterlaufen.

Feste Abnahmekontingente: Für anstehende Projekte, beispielsweise die Migration auf S/4HANA oder die Einführung neuer KI-Methoden, kann der Kunde ein festes Abnahmekontingent, etwa eine gewisse Stundenzahl, mit dem IT-Dienstleister vereinbaren. Hier beläuft sich das Einsparpotential erfahrungsgemäß auf bis zu 25 Prozent der offiziellen Tagessätze. Die Gefahr: Einmal gebuchte Kapazitäten müssen gegebenenfalls abgenommen werden, auch wenn sich der Start von Projekten verzögert – was in der IT kein unrealistisches Szenario ist.

Training on the Job: Externe Mitarbeiter, die neu in die IT-Organisation eines Kunden eingeführt werden und zuerst die Aufgaben und Anforderungen kennenlernen müssen, können üblicherweise zu einem vergünstigen Tagessatz verrechnet werden. Das Einsparpotential liegt zwischen 10 und 30 Prozent. Bildet ein Kunde „seine“ Berater aus, zahlt er beispielsweise in den ersten Wochen kein Honorar und danach für eine gewisse Zeit einen reduzierten Tagessatz. Dadurch wird ein externer Mitarbeiter im Idealfall langfristig an den Auftraggeber gebunden, was unter dem Strich den Aufwand für die Einarbeitung reduziert, weil der Drehtüreffekt wegfällt. Allerdings ist das Training on the Job keine Gewähr dafür, dass der Junior nach der Ausbildung auch tatsächlich bleibt.

Sonderfall IT-Freelancer

Unsere Best Practices beziehen sich in erster Linie auf Tier-1- und Tier-2-Provider – IT-Freelancer haben oft günstigere Tagessätze, weil sie nicht die gleichen Overhead-Kosten eines großen Providers tragen müssen. Hinzu kommen Vorteile wie Spezialkenntnisse, der flexible Einsatz und die hohe Kundenorientierung. Dafür kann der Freelancer nicht auf ein ähnlich formales Netzwerk wie der Service-Provider zurückgreifen, wenn sich der thematische Fokus ändert. Auch ist der Projekterfolg eng mit einer Person verbunden, und unerwartete Ausfälle lassen sich nicht ohne weiteres kompensieren. Der Kunde muss hier für eine Backup-Lösung sorgen – idealerweise eine interne Ressource.

Im zweiten Teil unserer Best Practices zu Beraterkosten geht es um Time & Material vs. Pauschalen, die Lieferantenkonsolidierung sowie den sensiblen Umgang mit gefragten Skills.