Best Practices: Kosten für Berater senken 2

Tagessätze für IT-Berater sind ein spannendes Thema – für die finanziellen Planungen der Auftraggeber ebenso wie für den Smalltalk der Festangestellten. In beiden Fällen gelten externe Consultants gemeinhin als zu teuer. Die Auflösung des Projektstaus nach Corona und der Mangel an Fachkräften in einigen IT-Disziplinen hat diese Diskussionen neu entfacht. Mit der Folge, dass die Kosten für Softwareentwickler und Infrastrukturexperten deutlich gestiegen sind.

Allerdings können Unternehmen dafür sorgen, die Kosten und Leistungen externer Berater in einer gesunden Balance zu halten. Dazu gibt es mehrere Ansätze, von denen jeder ein individuelles Einsparpotenzial, aber auch bestimmte Risiken mit sich bringt. In meinem zweiten Artikel zum Thema geht es um Time & Material (T&M) vs. Pauschalen, die Konsolidierung der Lieferanten sowie den sensiblen Umgang mit gefragten IT-Skills.

Aufwandsberechnung vs. Pauschalen: Das Einsparpotential einer pauschalen Vereinbarung im Vergleich zu einer aufwandsbezogenen Abrechnung nach Time & Material lässt sich schwer verallgemeinern. Gerade in komplexen Softwareprojekten ohne fest definierte Ziele sind Pauschalpreise mit Vorsicht zu genießen. Die große Unbekannte in der Pauschale sind die Moving Targets – im Nachhinein geänderte Projektziele. Wenn sich der Kunde für eine Pauschale entscheidet, muss er seine Anforderungen zu Beginn vollständig und eindeutig mit dem Provider abstimmen. Nicht nur in agilen Projekten ist das ein heikles Unterfangen.

Inhaltliche Erweiterungen oder Änderungen der Richtung, die immer wieder vorkommen, haben Change Requests zur Folge, wodurch der Abstimmungsaufwand und die Kosten des Projekts steigen. Statt auf die Abstimmung der Software-Funktionen im Vorfeld zu achten, rückt für den Dienstleister die Maximierung der Change Requests in den Fokus. Daher sind Pauschalen nur bei klar definierten Projektzielen sinnvoll, wo kaum Änderungen und Überraschungen zu erwarten sind.

Lieferantenkonsolidierung: Nicht nur die Zahl der externen Mitarbeiter steigt, auch die Zahl der Dienstleister. Auf der einen Seite gibt es Spezialbereiche, die nur von wenigen Firmen bedient werden können, andererseits gibt es aber auch Überschneidungen im Skill-Portfolio. Eine Konsolidierung und damit die Konzentration auf wenige, bevorzugte Anbieter kann die Kosten für Berater und Spezialisten um 10 bis 20 Prozent reduzieren. Diese Lieferanten werden stärker in Projekte einbezogen, und über längerfristige Abnahmekontingente lassen sich die Kosten weiter eindämmen.

Abhängigkeit: Bei wirtschaftlichen Zwangslagen des Auftraggebers werden die Berater-Tagessätze gerne auf den Prüfstand gestellt. Pauschale Aussagen zum Einsparpotenzial sind heikel, denn es ist nicht möglich, alle Consultants über einen Kamm zu scheren. Relativ leicht gestalten sich Nachverhandlungen in den unteren Skill-Stufen, die keine strategische Bedeutung für die IT haben. Manche Berater verfügen jedoch über spezielle Kompetenzen und sind zudem schon lange Zeit für ein Unternehmen tätig. Wegen ihres umfassenden Know-hows ist es riskant, hohe Tagessätze etwa in Krisenzeiten durch offensive Nachverhandlungen zu drücken. Die Abhängigkeit von kritischen Skills kostet Geld – entweder direkt für den Berater oder indirekt durch mögliche Verzögerungen bei der Umsetzung.

Sonderfall IT-Freelancer

Unsere Best Practices beziehen sich in erster Linie auf Tier-1- und Tier-2-Provider – IT-Freelancer haben oft günstigere Tagessätze, weil sie nicht die gleichen Overhead-Kosten eines großen Providers tragen müssen. Hinzu kommen potenzielle Vorteile wie Spezialkenntnisse, der flexible Einsatz und die hohe Kundenorientierung. Dafür kann der Freelancer nicht auf ein ähnlich formales Netzwerk wie der Service-Provider zurückgreifen, wenn sich der thematische Fokus ändert. Auch ist der Projekterfolg eng mit einer Person verbunden, und unerwartete Ausfälle lassen sich nicht ohne weiteres kompensieren. Der Kunde muss hier für eine Backup-Lösung sorgen – idealerweise eine interne Ressource.

Im ersten Teil unserer Best Practices zu IT-Beraterkosten ging es um langfristige Vereinbarungen, feste Abnahmemengen und das Training on the Job.