Benchmark-Klauseln im IT-Sourcing

„Auf Anforderung einer Partei werden die Parteien ein gemeinsames Benchmarking durchführen.“ Dieser Verweis auf eine Benchmark-Klausel befindet sich heute in den meisten IT-Serviceverträgen und leitet früher oder später einen Marktpreis-Benchmark ein. Benchmark-Klauseln haben sich in Outsourcing-Verträgen etabliert, weil Kunden so das Preisniveau ihrer beauftragten Services mit dem Markt vergleichen können. Dafür müssen die Klauseln jedoch inhaltliche Standards befolgen. Unternehmen sind gut beraten, entschieden zu verhandeln und sich nicht allein auf die Templates der Provider einzulassen.

Was leistet ein Marktpreis-Benchmark?

Ziel eines Marktpreis-Benchmarks ist, eine verbindliche und neutrale Experteneinschätzung des marktüblichen Preises für gewisse Leistungen zu ermitteln und die Frage zu klären, inwieweit die für die Leistungen vereinbarten Entgelte in Verbindung mit der gelieferten Qualität wettbewerbsfähig sind. So sollen Preise und Leistungen auch langfristig auf einem Level gehalten werden, das von beiden Vertragsparteien akzeptiert wird. Zudem sind häufig weitere Fragestellungen in den Untersuchungsbereich eingeschlossen, zum Beispiel eine allgemeine Vertrags- und Serviceüberprüfung oder die Analyse der Kundenanforderungen.

Für einen sinnvollen Benchmark reicht eine generelle Absichtserklärung im Vertrag nicht aus – beide Parteien müssen mehrere Best Practices in der Benchmark-Klausel beherzigen, um auf der sicheren Seite zu sein. Sie dient dazu, die Rahmenbedingungen zur Überprüfung des Abkommens vorab festzulegen, um Reibungspunkte in Nachgang zu vermeiden.

Eine Benchmark-Klausel umfasst neben dem Ziel unter anderem Vereinbarungen zu folgenden Punkten:

• Frequenz des Benchmarks: In der Regel ist ein Marktpreisvergleich erst sinnvoll, wenn sich der Betrieb der ausgelagerten Leistungen eingeschwungen hat. Daumenregel: frühestens nach zwei Jahren.
• Auswahl des Benchmark-Partners: Beide Seiten müssen sich auf einen anerkannten Benchmark-Partner verständigen – vorab können Unternehmen auf eine Shortlist gesetzt oder explizit ausgeschlossen werden, wenn sie etwa in Konkurrenz zum Provider stehen oder keine umfassende Datenbasis aufweisen.
• Benchmark-Kosten: Auftraggeber und Kostenträger müssen in der Benchmark-Klausel genannt werden. Im Idealfall beauftragen beide Seiten den Vergleich und teilen sich die Kosten. Die internen Aufwände werden von den Parteien selbst getragen.
• Gemeinsame Mitwirkung: Keine Seite soll sich aus der Verantwortung ziehen können, sondern den Benchmark aktiv unterstützen. Dies wird auch gewährleistet durch eine vorab definierte Benchmark-Dauer.
• Inhalt des Benchmarks: Welche Services umfasst der Vergleich und wie wird kalkuliert: Zählt bei Abweichungen vom Marktpreis bereits das Einzelergebnis eines Services oder nur das Gesamtergebnis?
• Umsetzung der Ergebnisse: Gibt es einen Preiskorridor, in der die Abweichung vom Markt keine Auswirkungen hat, wie sind die Anpassungen gestaffelt und kann der Provider von steigenden Preisen profitieren?
• Anpassung der Leistungen: Inwieweit können Kunden die beauftragten Leistungen (Volumen, Qualität, Zuschnitt) verändern?

Eine Benchmark-Klausel kann im Ergebnis zu einer längeren und ausgeglichenen Beziehung führen. Durch die Möglichkeit zum Marktvergleich hat der Kunde in der Regel weniger Bedenken, ein langfristiges Outsourcing-Abkommen zu unterzeichnen. Schließlich wird das Risiko gemindert, bis zum Laufzeitende an bestimmte, nicht mehr marktgerechte Konditionen gebunden zu sein.

Keine Benchmark-Klausel, keine Chance

Hat es der Outsourcing-Kunde versäumt, eine Benchmark-Klausel in den Vertrag aufzunehmen oder hat er eine unzureichende Klausel akzeptiert, lässt sich dies nach Vertragsabschluss kaum noch korrigieren. Er kann lediglich das Vertragsende abwarten, um nachzuverhandeln oder einen neuen Vertrag auszuschreiben.