Kosten & Nutzen
IT-Kosten strategisch sinnvoll optimieren
von Karsten Tampier
Die wirtschaftliche Lage verstärkt den Reflex, IT-Kosten schnell zu optimieren. Ein systematisches Vorgehen wäre sinnvoller und nachhaltiger: Die IT-Kostensenkung muss den Aufwand an den richtigen Stellen reduzieren.
In einer ökonomischen Krise greifen Menschen gerne auf Standardrezepte zurück, die einfach umzusetzen sind und sich vermeintlich bewährt haben. Was läge also näher, als alle Kosten zu ermitteln und einfach über einen Kamm zu scheren? Bei den IT-Ausgaben ist dieses Vorgehen besonders gefährlich, denn Organisationen verlieren dabei die strategische Dimension aus den Augen.
Ein rigoroser Einschnitt mag zwar in der nächsten Bilanz gefallen, doch mittelfristig kann er das Überleben gefährden. Schließlich entfällt ein Großteil der IT-Ausgaben auf den laufenden Betrieb der Systeme. Wer hier an der falschen Stelle ansetzt, läuft Gefahr, die Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit zu schädigen. Schließlich ist der Wertschöpfungsanteil der IT an den zentralen Geschäftsprozessen vieler Organisationen inzwischen nicht mehr wegzudenken.
IT-Kosten sinnvoll optimieren
Ziel der Sparmaßnahmen muss es daher sein, wirtschaftlich notwendige IT-Ausgaben zu schützen und den verzichtbaren Teil zu reduzieren. Um diese beiden Bereiche zu bestimmen, werden häufig (interne oder externe) Berater beauftragt, die den Status quo überprüfen und Ansätze für die Optimierung finden sollen. In der Regel trifft dies opportune Bereiche, die ohnehin in der Kritik stehen. Kandidaten hierfür sind beispielsweise Workplace-Kosten, der Aufwand für Server on-premises oder spezielle Gruppen von Anwendungen. Das Vorgehen hat sich etabliert, was aber nicht bedeutet, dass es auch in jedem Fall sinnvoll ist.
Kosten pro Anwender für Applikationen
Ein Beispiel: Um den tatsächlichen Aufwand einer Applikation zu bestimmen, werden traditionell die „Kosten pro Anwender“ bemüht – jedoch unterliegt diese Bezugsgröße je nach Systemlandschaft immensen Schwankungen. Die beabsichtigte Transparenz der Softwarekosten lässt sich damit nicht erreichen, im Gegenteil: So können Anwender einer Finanz-Standardsoftware mit vielen Nutzern auf 2.000 Euro pro Jahr und User kommen, während Business-Intelligence-Plattformen mit mehr als 8.000 Euro pro Nutzer und Jahr zu Buche schlagen können. Ein direkter Vergleich zwischen zwei unterschiedlichen Systemen auf dieser Basis ist gefährlich und kann zu falschen Schlussfolgerungen führen. Beide Werte sagen für sich allein genommen nichts darüber aus, wie effizient eine Software betrieben wird und wie geschäftskritisch sie für das jeweilige Unternehmen ist.
IT-Strategie und Unternehmensstrategie
Bei vielen Optimierungsbemühungen wird allzu oft versäumt, die Unternehmensstrategie zu berücksichtigen. Gerne verweisen Berater auf offensichtliche Stellschrauben im IT-Betrieb und auf eine bekannte Auswahl strategischer Vorhaben wie die Public Cloud, mit denen Verbesserungspotenziale gehoben werden sollen. Nachdem diese Möglichkeiten ausgeschöpft wurden, ergeben sich durch Wiederholungen des gleichen Ansatzes jedoch nur noch wenig Ansatzpunkte für weitere Verbesserungen. Sollen dann weitere Einsparziele erreicht werden, geht es unweigerlich an die Substanz.
Strategische Daten analysieren
Erfahrungsgemäß eröffnet ein integriertes Vorgehen, das eine fundierte Datenanalyse und die Strategie des Unternehmens miteinander verbindet, weitaus größere Chancen zur wirkungsvollen Senkung der IT-Kosten. Der Ansatz vereint die Phasen Strategie, Analyse und Umsetzung. Vor dem Start eines Daten-Assessments und der Definition eines Projektportfolios steht die Überprüfung der IT-Stoßrichtung in Bezug auf die Unternehmensstrategie. So lassen sich Themen ableiten, die nachhaltige Effekte versprechen. Die Analyse der Daten und der Portfolioüberprüfung konzentriert sich dann speziell auf diese Bereiche.
Daten, Maßnahmen, Umsetzung
Die Ergebnisse der Analyse werden in einen Maßnahmenkatalog einschließlich Umsetzungsfahrplan überführt, der an alle Interessengruppen zurückgespiegelt und mit ihnen abgestimmt wird. So kann die IT als strategischer Enabler ihren Wertbeitrag optimal einbringen, denn mit der konsequenten Umsetzung dieser Vorgehensweise lassen sich IT-Kosten gezielt in Einklang mit den Unternehmenszielen optimieren. Eine verbindliche Zielvereinbarung, die Zusammenarbeit von IT und Fachbereichen sowie ferner die Einbeziehung der Interessengruppen sind hierbei kritische Erfolgsfaktoren. Um die abgeleiteten Maßnahmen ergreifen zu können, müssen die Meilensteine zwingend in ein Zielvereinbarungssystem aufgenommen werden. So lässt sich sicherstellen, dass die identifizierten Einsparpotentiale konsequent angegangen werden.
