IT-Benchmarking – Analysen mit System

Warum nutzen Unternehmen IT-Benchmarking?

IT-Organisationen müssen ihre Preise und Leistungen gegenüber Stakeholdern rechtfertigen. Dies gelingt, indem sie sich mit einem IT-Benchmark gegenüber dem Markt vergleichen. Diesen Benchmark, also den Maßstab für den Vergleich, bilden Kennzahlen von ähnlichen IT-Organisationen. In der Gegenüberstellung zeigt sich, wie gut das IT-Management gewirtschaftet hat und wo es Defizite gibt. Aus den Ergebnissen können sinnvolle Optimierungsmaßnahmen abgeleitet und priorisiert werden.

Was macht ein IT-Benchmarking-Dienstleister?

Benchmark-Dienstleister unterstützen IT-Organisationen dabei, ihre Vergleichsdaten zu definieren, zu erfassen, zu validieren und zu normalisieren. Zudem erstellen die Berater auch eine passende Vergleichsgruppe aus dem eigenen Daten-Pool. Diese Peer Group muss nicht zwingend Firmen nur der gleichen Branche enthalten – es geht bei der Auswahl um ähnliche Organisationsstrukturen sowie um Qualität, Volumina und Komplexität der IT. Beispielsweise brauchen wachstumsgetriebene Organisationen andere Vergleichsdaten als kostenorientierte Unternehmen. Der IT-Benchmarking-Dienstleister sorgt dafür, dass die notwendigen aktuellen Vergleichsdaten vorliegen.

Was ist ein IT-Kosten-Benchmark?

Bei einem IT-Kosten-Benchmark werden die internen Kosten mit den Aufwendungen anderer Organisationen verglichen. Dazu werden die internen IT-Kosten erfasst, beispielsweise für Hardware, Software, Personal und sonstige Ausgaben, und vergleichbaren Kosten anderer Unternehmen gegenübergestellt. Das Ziel dabei ist, Strukturen und Abweichungen zu erkennen. Aus diesen lassen sich weitere Anhaltspunkte gewinnen, wo es lohnend ist, tiefer zu schauen. Als Beispiel können Personalkosten genannt werden: Sind sie relativ niedrig, kann das erst einmal ein gutes Zeichen sein, aber auch ein Hinweis, dass zu wenig Personal vorhanden ist und somit Risiken bestehen.

Geht es in einem IT-Benchmark immer nur um Kosten?

Die Wurzeln des IT-Benchmarkings liegen in der Analyse technischer Spezifikationen sowie der Kosten. Allerdings können moderne IT-Benchmarks deutlich mehr: Sie beziehen auch Daten über Leistungen, Qualität und Komplexität der IT in den Vergleich mit ein. Mit Benchmarks lassen sich Outsourcing-Verträge analysieren, die Zufriedenheit der IT-Stakeholder abfragen und einordnen, das Demand-Management steuern sowie IT-Servicekataloge und KPI-Systeme unterstützen. Ein weiterer Effekt des IT-Benchmarks sind Best Practices – wie haben andere Unternehmen eine Aufgabe gelöst, und welche Erfahrungen haben sie dabei gesammelt. Dadurch erhalten IT-Manager eine solide Entscheidungsgrundlage. Hinzu kommen strategische Aspekte wie die Fertigungstiefe der IT, der Cloud-Nutzungsgrad und der Grad der Automatisierung in IT-Prozessen.

Wie funktioniert ein IT-Marktpreis-Benchmark?

Bei einem IT-Marktpreis-Benchmark werden extern bezogene Services auf den Prüfstand gestellt (z.B. Server-Betrieb oder Outsourcing-Verträge) und mit dem Marktniveau verglichen. Ein Ziel des Marktpreis-Benchmarks ist, die Frage zu klären, inwieweit die für einen Service vereinbarten Provider-Entgelte in Verbindung mit der gelieferten Qualität wettbewerbsfähig sind. Daher umfassen die meisten Sourcing-Verträge heute Benchmark-Klauseln, in denen die Marktvergleiche geregelt werden.

Marktpreis-Benchmarks werden genutzt für die Analyse der IT-Leistungen und Tagessätze von Beratern in Neu- und Anschlussverträgen, für eine marktübliche Ausgestaltung von IT-Services, zur Optimierung von Service Level Agreements (SLAs) zwischen Auftraggeber und Dienstleister sowie für Change Requests im Tagesgeschäft, Make-or-Buy-Analysen, Support in der Ausschreibungsphase oder für die Aufstellung einer adäquaten Retained Organisation hinsichtlich Größe und Skills.

Welche Ergebnisse bringen IT-Benchmarks?

Benchmarks zeigen, wie die Organisation in einem Bereich gegenüber dem Marktniveau abschneidet. Ist man besser, dient das Ergebnis dazu, die eigene Leistung gegenüber den Stakeholdern zu demonstrieren und gegebenenfalls die Preise hochzusetzen. Ist der IT-Benchmark an einer Stelle schlecht ausgefallen, ist dies ein klares Signal, um beispielsweise Verhandlungen mit Lieferanten oder den eigenen Kunden aufzunehmen. Letztere bekommen mit einem IT-Benchmark ein besseres Bewusstsein für den Zusammenhang von Aufwand, Anforderungen und Kosten einer Leistung.

 

Sie suchen weitere Informationen zum IT-Benchmarking? Hier finden Sie Projektberichte und unsere Videos über IT-Benchmarking. Sie können mich aber auch gerne direkt kontaktieren.