Gehaltsabrechnung Fluch und Segen

Die meisten Unternehmen müssen Löhne und Gehälter abrechnen. Je nach Mitarbeiterzahl laufen dort große Zahlen zusammen – und das nicht nur bei der Anzahl der Abrechnungen, sondern auch bei den Kosten. Schließlich kommen häufig noch die Abrechnungen der Arbeitszeiten und Reisen hinzu. Und im Sinne einer TCO-Betrachtung tauchen weitere Kosten auf, darunter für das Personal, das die Abrechnungen durchführt und Fragen der Mitarbeiter beantwortet, für die IT-Umgebung und die Zeiterfassungsterminals sowie im Bedarfsfall auch noch für den Druck, die Kuvertierung und den Versand oder das interne Portal.

Was kostet eine Gehaltsabrechnung?

Laut Metrics Data Lake kostet eine Gehaltsabrechnung im Durchschnitt 5,09 € pro Mitarbeiter und Monat. Allerdings hängen die Kosten stark von den Leistungen ab, die im Preis inkludiert sind. Bei Baulohnabrechnungen liegt der finanzielle Aufwand beispielsweise deutlich darüber. Aber auch in anderen Branchen finden sich auch Unternehmen, die deutlich mehr als zehn Euro pro Monat und Mitarbeiter für die Abrechnung bezahlen. Bei 10.000 Mitarbeitern summiert sich der Mehraufwand gegenüber dem Durchschnitt auf 50.000 € pro Monat – für einen ähnlichen Service ohne echten Mehrwert.

Gehaltsabrechnung auslagern

Spezialisten im Markt können diese Aufgabe preiswerter durchführen. Aus unseren Daten wissen wir, das sich etwa durch ein Outsourcing die Kosten einer Gehaltsabrechnung um bis zu 30 Prozent senken lassen. Dies ist kein Hexenwerk – so wird der Serviceprovider alles dafür tun, seine Prozesse und Abläufe zu standardisieren. Hinzu kommt, dass er geringere Aufwände damit hat, die Systeme zu pflegen. Beispielsweise müssen Updates nur einmal eingespielt werden, damit alle Kunden sie nutzen können. Auch der Druck und der Versand der Abrechnungen an Mitarbeiter kann wegen der Skaleneffekte kostengünstiger erfolgen.

Gehaltsabrechnung optimieren

Will ein Unternehmen selbst Einsparpotentiale heben, hat sich folgende Vorgehensweise bewährt: Der erste Schritt ist ein Vergleich der Kosten mit dem Markt. Dazu werden die erbrachten Leistungen erhoben und mit Unternehmen verglichen, die ähnliche Anforderungen an Gehaltsabrechnungen stellen. Das Ergebnis ist eine Standortbestimmung, durch die Abweichungen zum Marktniveau dargestellt werden. Auffälligkeiten, die im Rahmen der Datenerfassung zu Tage treten, werden diskutiert und bewertet, um Ansätze für eine Verbesserung zu definieren.

 

Payroll-Optimierung in der Praxis

Unternehmensgröße: gehobener Mittelstand

Mitarbeiter auf der Payroll: ca. 43.000

Auffälligkeit: Brüche in der Zeitabrechnung

Lösung: Vereinheitlichung der Systeme

Einsparungen: 28.000 € im ersten, 56.000 € im zweiten und 73.000 € im dritten Jahr

Ein größeres mittelständisches Industrieunternehmen beschäftigt neben einem hohen Anteil an Lohnempfängern, die nach Stunden bezahlt werden, auch Gehaltsempfänger, die der Zeiterfassung unterliegen. Diese fand auf mehreren Wegen statt: über Zeiterfassungsterminals (verschiedener Hersteller) in den Niederlassungen, über eine Applikation, in der Mitarbeiter ihre Zeiten eintragen mussten, über Excel-Tabellen sowie auf Papier mit Postversand. Die Erfassung erfolgte in der Zentrale manuell durch studentische Hilfskräfte.

Das Benchmark-Projekt hat eine durchschnittliche Kostenersparnis über drei Jahre von mindestens 50.000 € pro Jahr ergeben. Der Kunde entschied, seine Struktur zu vereinheitlichen und zu vereinfachen. Dazu wurden durchgängige Systeme beschafft und ein einheitliches Zeiterfassungssystem installiert. Die Zeiterfassung findet jetzt mit dem Mitarbeiterausweis statt, sämtliche manuellen Erfassungen wurden eingestellt. Die Einsparungen haben sich durch die niederlassungsweise Umstellung erst im Laufe der Zeit eingestellt. Im Zuge des Projekts wurde die Abrechnung der Gleitzeit und der Abwesenheitstage ebenfalls optimiert.