Wie Business und IT einfach besser zusammenarbeiten

 

Wenn Mitarbeiter definierte Kanäle wie Ticket-Portale umgehen und stattdessen den kurzen Dienstweg über bekannte IT-Kontakte („Hey Joe“) oder Poweruser nutzen, ist das kein Zeichen von Agilität, sondern von Problemen in der Zusammenarbeit zwischen IT und Business. Informelle, ungeordnete Strukturen führen zu Workarounds und damit zu undokumentierter, ineffizienter Kommunikation. Der Preis dafür ist hoch: Studien und unsere Projekterfahrungen zeigen, dass sich die Mitarbeiterproduktivität in betroffenen Organisationen um bis zu 20 Prozent verschlechtert, weil IT-Prozesse massiv ausbremst werden. Zudem steuern nur weniger als 30 Prozent der Unternehmen die Umsetzung ihrer IT-Strategie aktiv in der Zusammenarbeit von IT und Fachbereichen. Dies führt zu signifikant geringen Zielerreichungen (20 bis 30 Prozent) und somit einer erheblichen Verschwendung des IT-Budgets.

Dabei gehört in deutschen Chefetagen seit Jahrzehnten ein Satz zum guten Ton: „Wir müssen die IT und das Business besser verzahnen.“ Was in Strategiepapieren als Absichtserklärung verbucht wird, entpuppt sich im Alltag als zähe Auseinandersetzung um Zeitpläne, Budgets, Bedarfe und Verantwortlichkeiten. Und nie ist nur eine Seite schuld an der schlechten Zusammenarbeit. Unsere Bestandsaufnahme: Die Collaboration zwischen IT und Fachabteilungen ist den Anforderungen einer dynamischen Geschäftswelt in vielen Organisationen nicht gewachsen.

Business-IT-Zusammenarbeit: Wo ist das Problem?

Die mangelnde Kooperation von IT und Fachbereichen liegt fast immer an einer unklaren Identität der IT. Bevor Top-Manager ein belastbares Modell der Zusammenarbeit etablieren können, müssen sie eine grundlegende Entscheidung zur strategischen Ausrichtung treffen: Tritt die IT lediglich als passiver Umsetzer auf, oder agiert sie als proaktiver Innovationstreiber? Ohne ein klares Rollenverständnis und das kompromisslose Commitment des Managements bleiben selbst gut gemeinte Gremien wie Digitalisierungsforen zahnlose Tiger (hier finden Sie einen Artikel über die erfolgreiche Positionierung der IT-Organisation).

Wie lässt sich die vermeidbare Dysfunktion beseitigen? Das erfolgreiche Modell zur Zusammenarbeit braucht mehr als nur das wiederholte Einfordern „besserer Kommunikation“. Gefragt ist ein strukturierter Rahmen mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten (und eben nicht nur einzelnen Personen) entlang des gesamten Lebenszyklus von IT-Projekten und IT-Services. Dies betrifft sowohl die Business- als auch die IT-Seite.

Rollen und Verantwortlichkeiten für die Partner

Die Einführung eines solchen Modells (siehe Grafik oben) ist ein iterativer Prozess, der die Anforderungen, Erwartungen und Ziele beider Partner in gemeinsamen Workshops harmonisiert. Nur wer auf beiden Seiten klare Ansprechpartner für jede Phase definiert und Anforderungen strukturiert, kann Arbeitsprozesse und Produktivität deutlich verbessern. Trotz oftmals guter Vorsätze werden jedoch die Grundvoraussetzungen nur selten erfüllt: Die Zusammenarbeit funktioniert schon deswegen nicht, weil die notwendigen Rollen so gut wie nie vollständig ausgearbeitet und gelebt werden. Entweder finden sich große Definitionslücken, oder es werden einzelne Personen statt definierter Rollen genannt. So endet eine gute Zusammenarbeit von Business und IT, bevor sie richtig begonnen hat.

Und es gibt weitere Bremsen: Viele Unternehmen investieren nur unzureichend in Plattformen oder Formate, die einen interdisziplinären Informations- und Ideenaustausch ermöglichen – den nötigen Freiraum für echte Kommunikation. Dadurch fehlt die Gelegenheit, sich mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachbereichen oder der IT ohne politische Scheuklappen auszutauschen. Die unzureichende Kommunikationskultur hemmt nicht nur Innovationen, sondern unterbindet auch das gegenseitige Verständnis für die jeweiligen Herausforderungen und Probleme. Dies wiederum stärkt die Silostrukturen.

Die Hebel für ein schlagkräftiges IT-Business-Alignment

• Klare Rollenverteilung: Fachbereiche definieren den Bedarf, die IT steuert die zielgerichtete technische Umsetzung.
• Strukturierte Gremien: Feste und erprobte Plattformen für den interdisziplinären Austausch werden etabliert, um informelle Zurufe zu unterbinden.
• Management-Commitment: Aktives Einfordern von Prozessen und Zielen durch die Führungsebene ist eine Voraussetzung für die Zusammenarbeit.
• Kontinuierliche Validierung: Die Rollen müssen regelmäßig überprüft und flexibel an aktuelle Business-Anforderungen angepasst werden.

Abstimmungsprobleme zwischen IT und Business gehören zum Alltag. Wer sie jedoch jahrelang ignoriert, zahlt den Preis dafür. Die Collaboration von Business und IT ist kein Selbstzweck und kein frommer Wunsch, sondern die Grundlage, auf der Innovationsgeschwindigkeit und Kostenkontrolle gleichzeitig funktionieren. Wer heute nicht in einen wirkungsvollen Austausch zwischen IT und Fachbereichen investiert, büßt Tempo ein, wird ineffizient und verliert den Anschluss an den Wettbewerb.

Wenn Sie Fragen zur IT-Strategie und der IT-Business-Zusammenarbeit oder Interesse an einer kostenlosen Auswertung der Metrics-Studie zur High-Performance-IT 2025 haben, schreiben Sie mir einfach eine kurze Nachricht.