Kosten & Nutzen, Methoden & Tools
TBM – Kosten und Wert von Applikationen zeigen
von Anna Pschierer

Das Applikationsportfolio gleicht häufig einer Blackbox - notwendig, aber intransparent und teuer. Mit dem TBM-Framework können IT-Manager:innen das Potenzial zeigen, das in digitalen Tools steckt. Aber was ist TBM, und wo liegen die Vorteile?
Applikationen sind seit Jahrzehnten ein integraler Bestandteil des Geschäftsbetriebs – und das nicht nur, weil sie im Durchschnitt für mehr als 50 Prozent der Gesamt-IT Kosten verantwortlich sind. Sondern weil sie die Digitalisierung vorantreiben, mehr Effizienz schaffen und es Unternehmen ermöglichen, sich im Wettbewerb zu differenzieren. Dennoch werden sie häufig nur als notwendiges Übel gesehen, dessen (intransparente) Kosten so gering wie möglich gehalten werden müssen.
50 % Applikationskosten – 100 % Intransparenz?
Hier kommt das Modell des Technology Business Management (TBM) ins Spiel, das eine effektive und wirtschaftliche Methodik zur Bewertung und Optimierung des Applikationsportfolios liefert. Denn es beschäftigt sich mit Fragen wie:
- Welchen Mehrwert bringen Applikationen für das Unternehmensgeschäft?
- Welche Applikationen unterstützen dabei welche Geschäftsprozesse?
- Und wo und wieso entstehen welche Applikationskosten?
TBM verbindet Finanzen, IT und Business
Das TBM-Modell bietet einen differenzierteren Ansatz für die ganzheitliche, wertbasierte Kostenverrechnung. Es verbindet die finanzielle IT-Perspektive (Kostenpools) über die technologische Ebene (IT-Towers) mit den tatsächlichen geschäftlichen Aktivitäten (Business Units oder Capabilities). Dies ermöglicht nicht nur eine tiefere Einsicht in die teilweise doch komplexe Kostenstruktur der Applikationen, sondern stellt auch eine nachvollziehbare Verbindung zwischen diesen und ihrem geschäftlichen Mehrwert her. Die Folgen: Verbesserte Kostenkontrolle, Transparenz bezüglich des Ressourcenverbrauchs einer Anwendung in Relation zu ihrem Wertbeitrag im Geschäftskontext sowie die Identifikation möglicher Optimierungspotenziale.
(De-)Investitionen mit TBM priorisieren
Beispielsweise lassen sich im Applikationsumfeld mit TBM hohe Betriebskosten eines ERP-Legacy-Systems erkennen. Als Folge können IT-Verantwortliche Modernisierungsoptionen analysieren und kalkulieren. Umgekehrt weist TBM vielleicht den hohen Wertbeitrag eines SCM-Systems für das Lieferketten-Management nach, weshalb dediziert in dessen Stabilität und Langlebigkeit investiert wird. Kurz: Applikationskosten werden mit TBM nicht nur präzise erfasst, sondern ihr Einfluss auf den Unternehmenserfolg wird direkt messbar, nachvollziehbar und steuerbar. Dies ermöglicht eine klare Priorisierung und hilft, (De-)Investitionen gezielt dort zu tätigen, wo sie den größten Nutzen bringen.

Geschäftsorientierte IT-Verrechnung
Die Einführung einer am Business orientierten IT-Verrechnung nach TBM ist allerdings kein Selbstläufer. Sie erfordert klare Datenstrukturen, eine durchgängige Datenintegration sowie die Bereitschaft, traditionelle Denkweisen in der IT und im Business zu verändern. Wesentliche Erfolgsfaktoren sind dabei unter anderem:
- Standardisierte Daten und Metriken: Für eine präzise Kostenzuordnung ist es entscheidend, dass alle IT- und Finanzdaten einheitlich erfasst und kategorisiert sind.
- Kollaboration zwischen IT und Business: Der Austausch zwischen den Fachbereichen und der IT muss eng verzahnt sein, um die geschäftlichen Prozesse und Anforderungen richtig abzubilden.
- Transparente Reporting- und Analyse-Tools: Ohne umfassende Transparenz und einfache Auswertbarkeit der Daten bleibt das Potenzial des TBM-Modells ungenutzt.
Ein weiteres entscheidendes Element ist die Unterstützung durch das Management. Ohne eine klare Führung und das Engagement der Geschäftsleitung wird die Implementierung von TBM kaum erfolgreich sein. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten – von der IT-Abteilung über das Controlling bis hin zur Geschäftsführung – den Wert und die Ziele von TBM verstehen und unterstützen. Somit sollte TBM nicht als bloße Methode zur Kostenverteilung verstanden werden, sondern als strategisches Instrument, um die Effizienz, Transparenz und den Wertbeitrag von Geschäftsanwendungen im Unternehmen nachhaltig zu steigern.
Die Einführung von TBM ist kein einfacher, aber ein notwendiger Schritt, um Applikationen nicht länger als Kostenfaktoren zu betrachten, sondern als zentralen, wertschöpfenden Bestandteil des Geschäftserfolgs. TBM bietet das Werkzeug, um die Transformation der Applikationen vom Kostentreiber zum Value Partner für alle Stakeholder nachvollziehbar zu machen.

Anna Pschierer
Aus der Digitalisierung von Industriekonzernen hat sich Anna Pschierer in die IT-Beratung entwickelt. Hier treibt sie mit viel Engagement die Analyse und Optimierung des Application-Managements voran. Ihre Leidenschaft gilt dem erfolgreichen Zusammenspiel agiler Entwicklungsteams und des Applikationsbetriebs.