Markt & Sourcing

Sourcing-Support –
mit offenen Karten

von

Im IT-Sourcing leben Berater verschiedene Beziehungsmodelle aus - mal auf der Seite des Anwenderunternehmens, mal zwischen Kunde und IT-Provider. Wir zeigen, worauf es in welchen Phasen ankommt.

IT-Sourcing und vor allem die Auftragsvergabe an externe Provider entwickelt sich zu einem wichtigen Erfolgsfaktor für IT-Organisationen. In den vergangenen Jahren wurden die Projekte tendenziell häufiger und kleinteiliger. Viele Unternehmen tun sich indes schwer damit, die optimalen Entscheidungen im IT-Sourcing allein zu treffen – demzufolge ist die Szene der Sourcing-Berater inzwischen groß und lebhaft.

IT-Sourcing-Berater sind in der Regel in zwei verschiedenen Setups tätig: Sie beraten einen einzelnen Kunden (1:1), zumeist ein Anwenderunternehmen, vor und im Vertragsabschluss mit einem IT-Dienstleister. Oder sie regulieren bei der Prüfung und Verbesserung eines bestehenden Vertrags zwischen einem Anwenderunternehmen und einem IT-Provider (1:1:1). Beide Konstellationen darf man nicht vermischen.

Sourcing-Berater für Make or buy

Als Consultant spielt auch Metrics zwei unterschiedliche Rollen: Anfangs unterstützen wir Anwenderunternehmen bei der Analyse, ob sie für die Zukunft gerüstet sind, ob sie die Anforderungen ihrer Fachbereiche mit der eigenen IT erledigen sollen und wann es wirtschaftlicher ist, Teile der IT durch externe Dienstleister betreiben zu lassen (Make or Buy). Hat sich der Kunde entschieden, dass er IT-Leistungen herausgeben möchte, helfen wir ihm dabei, den besten Provider auszuwählen, den Vertrag zu seinen Gunsten auszuhandeln sowie die Retained Organisation aufzusetzen. Bis hierhin herrschen klare Verhältnisse: ein Unternehmen, ein Sourcing-Berater (1:1). Dies findet sich zumeist in frühen Phasen des Sourcing-Lifecycle, in denen die Strategie festgelegt, RfPs entwickelt oder Angebote verglichen werden. Hier sind die primären Aufgaben des Beraters:

  • Unterstützung in der Sourcing-Strategie
  • Make or Buy-Entscheidungen
  • Support in allen Phasen des Ausschreibungs-Managements, darunter:
    • Angebotsanfrage bei den Outsourcing-Dienstleistern
    • Vergleich und Bewertung der eingegangenen Angebote
    • Auswahl des präferierten Outsourcing-Dienstleisters
  • Demand-Management und Portfolio-Management
  • Gestaltung der IT-Services (Kosten, Servicekatalog, SLAs, KPIs…)
  • Planung und Aufstellung der Retained Organisation
Sourcing-Beratung im Vertragsverhältnis

Wird der geschlossene Vertrag dann in den Folgejahren auf seine Marktüblichkeit untersucht und angepasst, entwickelt sich aus der Konstellation ein Dreiecksverhältnis aus Kunde, Sourcing-Berater und IT-Provider (1:1:1). Zusammen mit dem Anwender und IT-Provider arbeitet der Berater, wenn etwa Verträge zur Laufzeitmitte überprüft werden sollen oder die Verlängerung ansteht. Hier zählt zu den Aufgaben:

  • Bestimmung aktueller Marktpreise für vertraglich vereinbarte Services
  • Kontrolle der Abrechnungs- und Preismodelle
  • Überprüfung der IT-Services bezüglich Zuschnitt, Flexibilität und Preismodell
  • Review der SLAs und Vergleich mit dem Markt
  • Mediation bei Spannungen – neutrale Instanz im Vertrags-Management
  • Verbesserung der Kommunikation zwischen Provider und Unternehmen

Als neutrale Instanz zwischen IT-Dienstleister und Kunde streben wir grundsätzlich ein Dreiecksverhältnis an. Hierbei geht es darum, Preise, Services und Strukturen für die Vertragspartner offen und transparent festzulegen, um das gegenseitige Vertrauen zu vertiefen. Spielt in dieser Phase eine Seite nicht mit offenen Karten, kann es zu massiven Verwerfungen zwischen den Parteien kommen, als deren Folge der Wert des Abkommens für alle Seiten sinkt. Dazu gehört auch, auf einer gemeinsam verabschiedeten und glaubwürdigen Zahlenbasis zu argumentieren.

Timo Kopp

Timo Kopp

Der Kommunikationspsychologe Timo Kopp unterstützt Unternehmen in der Harmonisierung ihrer IT-Sourcing-Beziehungen – vom Design der IT-Services bis zur Gestaltung und Kontrolle der Service-Vereinbarungen. Daneben ist er ein Experte für klassische IT-Benchmarks.

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