So werden IT-Benchmarking und IT-Controlling ein Team

 

IT-Benchmarking und IT-Controlling verfolgen das Ziel, die Unternehmensleistung zu steigern, jedoch mit unterschiedlichen Ansätzen und Perspektiven. IT-Benchmarking als Instrument der Außenorientierung dient vor allem dazu, die eigene Leistung mit den besten in der Branche oder im Markt zu vergleichen, um voneinander zu lernen, Schwächen zu erkennen und Best Practices zu übernehmen. Controlling hingegen ist intern ausgerichtet und konzentriert sich auf die Planung, Überwachung und Steuerung der Aktivitäten. Im Controlling werden Kennzahlen und Budgets erstellt, um die Effizienz und Rentabilität des Unternehmens zu sichern. So kann Controlling durch die Übernahme von Benchmark-Daten zur Verbesserung der eigenen Zielsetzung beitragen, während Benchmarking durch die im Controlling erfassten Kennzahlen verfeinert werden kann.

IT-Benchmark mit Plan- oder Ist-Werten?

Die Auswahl geeigneter Vergleichswerte gehört zu den zentralen Herausforderungen im IT-Benchmarking. Besonders kritisch ist die Frage, ob Planwerte oder Ist-Werte in den Vergleich einfließen sollten. Die Antwort beeinflusst maßgeblich die Aussagekraft und entscheidet darüber, ob ein Unternehmen realistische und umsetzbare Verbesserungspotenziale identifiziert oder sich selbst in die Irre führt. Die Wahl zwischen Plan- und Ist-Werten ist daher keine rein technische Frage, sondern ein strategischer Steuerungsentscheid.

Planwerte spiegeln die Ziele des Unternehmens: Ein Benchmarking auf Planwerten kann überprüfen, ob die eigenen Ambitionen im Vergleich zum Marktumfeld angemessen oder über- beziehungsweise unterambitioniert sind. Sie eignen sich besonders dafür, den eigenen Zielhorizont zu kalibrieren und zu prüfen, ob die geplanten Leistungsniveaus realistisch sind.

Ist-Werte hingegen zeigen die tatsächliche Leistungsfähigkeit des Unternehmens. Sie bilden die Basis für einen objektiven Vergleich mit Wettbewerbern oder Best-Practice-Unternehmen. Benchmarks auf Basis von Ist-Werten ermöglichen belastbare Aussagen über die aktuelle Position im Markt und helfen dabei, reale Leistungsdefizite oder Stärken zu identifizieren.

 

Mind the gap zwischen Plan und Ist

Probleme entstehen dort, wo Plan- und Ist-Werte nicht übereinstimmen – was in der Praxis beinahe immer der Fall ist. Wird ein IT-Benchmark auf Planwerten aufgebaut, besteht die Gefahr, sich zu stark an theoretischen Zielzuständen zu orientieren. Die Erkenntnisse verlieren an Substanz, weil sie nicht auf faktischer Leistungsfähigkeit beruhen. Ein konkretes Beispiel hierfür sind größere Budgetrückstellungen für anstehende Transformationen in den Planwerten, die aber gegebenenfalls doch nicht realisiert beziehungsweise verschoben werden. Umgekehrt kann ein reines Ist-Benchmarking zu kurz greifen, da es bestehende Schwächen reproduziert, anstatt ambitionierte Entwicklungsschritte anzustoßen.

Der richtige Zeitpunkt für einen IT-Benchmark

Saisonale Schwankungen, unterschiedliche Reifegrade laufender Maßnahmen, variierende Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Werten sowie Effekte aus Budget- und Abschlusszyklen können die Kennzahlen erheblich verzerren. Früh im Jahr fehlen oft belastbare Ist-Daten, während später im Jahr Sondereffekte dominieren können, etwa aus ungeplanten Akquisitionen oder wirtschaftlichen Krisen. Dadurch entstehen Unterschiede, die nicht die tatsächliche Leistungsfähigkeit widerspiegeln, sondern lediglich zeitpunktbedingte Effekte. Dadurch wird die die Vergleichbarkeit zwischen Perioden oder Unternehmen deutlich erschwert.

Um die Herausforderung erfolgreich zu meistern, gibt es zwei generelle Orientierungspunkte zur Entscheidung, nämlich den Reifegrad des Unternehmens und im Zweifel die Wahl einer Kombination aus Plan-und-Ist Werten:

Entscheidung basierend auf dem Reifegrad des eigenen Unternehmens:

IT-Services mit einem hohen Standardisierungs- und Prozessreifegrad liefern stabile Leistungsdaten. Befinden sich Services dagegen noch im Aufbau oder in der Transformation, bilden bereinigte Ist-Werte die verlässlichere Grundlage, um ihre tatsächliche Leistungsfähigkeit realistisch einzuordnen. Mit zunehmender Service-Reife kann der IT-Benchmark schrittweise stärker auf Planwerte ausgerichtet werden, um ambitionierte, aber erreichbare Zielbilder zu spiegeln.

Hybrider Ansatz zur Mitte des Jahres:

Führt man den Benchmark zur Jahresmitte durch, bietet sich ein hybrider Ansatz aus Plan- und Ist-Werten an. Dann liegen bereits ausreichend belastbare Ist-Daten vor, gleichzeitig ist noch genügend Zeit im Jahr, um Planabweichungen aktiv zu adressieren. Durch beide Perspektiven können sowohl die tatsächliche Leistungsposition als auch die Zielerreichung präzise beurteilt werden. Unternehmen erkennen frühzeitig, ob die geplanten Leistungsniveaus realistisch bleiben, wo Steuerungsbedarf besteht und welche Maßnahmen noch rechtzeitig angepasst werden sollten, um die Jahresziele zu erreichen.

Zusammenfassend: Es gibt kein perfektes Vorgehen und keinen idealen Zeitpunkt für alle Unternehmen. Wichtig sind daher der frühzeitige Austausch und die Planung, damit ein IT-Benchmark zielgerichtete, aber auch realistische Ergebnisse und Empfehlungen aufzeigen kann.