IT-Sourcing: 5 Fehler in Vertragsverhandlungen

 

Die Consultants von Metrics beraten seit über zwei Jahrzehnten Führungskräfte in allen Phasen des IT-Sourcing-Zyklus – von der Strategie bis zum Exit-Management. Und obwohl sich die Technologie schnell weiterentwickelt, tauchen in der Verhandlungsphase immer wieder die gleichen Fallstricke auf. Im Folgenden finden Sie fünf häufige Fehler, die Sie bei der Verhandlung Ihrer IT-Outsourcing-Verträge unbedingt vermeiden sollten – und wie Sie stattdessen vorgehen können, um den langfristigen Wert der Sourcing-Vereinbarung zu gewährleisten.

1. Verhandeln ohne Business-Alignment

Das häufigste Problem, das wir sehen? Ein IT-Sourcing-Vertrag, der sich nicht eindeutig auf die Geschäfts- oder IT-Strategie zurückführen lässt.

Wenn der Vertrag nicht direkt mit geschäftlichen oder technologischen Zielen verknüpft werden kann, sollte er möglicherweise gar nicht nicht abgeschlossen werden.

Ein besserer Ansatz: Bei Metrics verwenden wir einen 3-stufigen Alignment-Check mit dem Ebenen

• Geschäftsstrategie → Was wollen wir erreichen?
• IT-Strategie → Wie unterstützt die Technologie dieses Ziel?
• Beschaffungsaktivitäten → Dient der Vertrag beiden Zielen?

Mit diesem einfachen Test können CIOs und Sourcing-Teams sicherstellen, dass jeder Vertrag einen messbaren Mehrwert bringt – und nicht nur technische Leistungen.

 

2. Keine abgestufte Preisstrategie (Tiered Pricing)

Viele IT-Outsourcing-Verträge werden mit starren Preismodellen ausgehandelt. Doch das Volumen schwankt, der Technologiebedarf ändert sich, und unflexible Preisstrukturen bestrafen den Käufer, nicht den Anbieter.

Wir haben erlebt, dass Dienstleister ihre Kunden mit erheblichen Preiserhöhungen bestrafen, wenn sie ihr Volumen reduzieren, während sie nur begrenzte Einsparungen anbieten, wenn das Volumen steigt. Denn die Preismodelle im IT-Sourcing sind nur einseitig elastisch.

Ein besserer Ansatz: Eruieren Sie ein abgestuftes Preismodell auf der Grundlage von Kapazitätseinheiten. Dies bietet mehr Flexibilität und hilft zu vermeiden, dass man sich auf eine Preisstruktur festlegt, die mit der Zeit nicht mehr wettbewerbsfähig ist. Etwa beim Tiered Pricing für Managed Services.

Beim Benchmarking von IT-Verträgen durch Metrics betrachten wir nicht nur den Gesamtpreis, sondern einzelne Ressourcen-Einheiten. So kann der Kunde sicherstellen, dass jede Komponente des Vertrags wettbewerbsfähig bleibt – auch noch nach Jahren.

 

3. Abschluss ohne Exit-Planung

Es ist einfach, sich auf den Beginn einer neuen Beschaffungsbeziehung zu konzentrieren. Aber was passiert, wenn Sie aussteigen wollen oder müssen?

Viele Unternehmen unterschätzen, wie schwierig und teuer es ist, aus einem Vertrag auszusteigen. Anbieterbindung, restriktive Lizenzierung und Datenextraktionskosten können zu jahrelangen unnötigen Mehrausgaben führen. Einer unserer Kunden hatte Festplatten von einem Rechenzentrum zum anderen transportieren müssen, weil die Download-Geschwindigkeiten der Cloud das Volumen nicht bewältigen konnten. Das zeigt, wie unvorbereitet die meisten Ausstiegspläne sind.

Ein besserer Ansatz: Integrieren Sie die Exit-Planung vom ersten Tag an in Ihre Sourcing-Strategie. Das bedeutet:

• Verstehen Sie die Anforderungen an die Datenübertragbarkeit
• Verhandeln Sie Ausstiegsklauseln, die Ihre Flexibilität schützen
• Benchmarken Sie die Wechselkosten im Voraus

Unsere Erkenntnis: Bepreisen Sie nicht nur die Services, sondern den Exit.

 

4. Vertrags-Benchmarking übersehen

Eine überraschend hohe Anzahl von IT-Sourcing-Verträgen wird ohne einen unabhängigen Preisvergleich abgeschlossen. Selbst wenn mehrere Anbieter Angebote abgeben, sind die Lösungen selten gleichwertig, so dass es schwierig ist, den wahren Marktwert zu beurteilen.

Dies schafft Risiken. In einem Fall haben wir erlebt, dass ein Kunde einem Vertrag zugestimmt hat, der auf den ersten Blick wettbewerbsfähig aussah, sich aber stark auf eine einzelne Ressourceneinheit (Speicher) stützte, die nicht wettbewerbsfähig bepreist war. Drei Jahre später hatte sich diese Unit vervielfacht – und die Gesamtkosten waren in die Höhe geschossen.

Ein besserer Ansatz: Unterziehen Sie sowohl den gesamten Deal als auch die einzelnen Ressourceneinheiten einem Benchmark-Vergleich mit aktuellen Marktdaten. Wir von Metrics nutzen unseren eigenen Data Lake und unsere mehr als 20-jährige Erfahrung, um herauszufinden, wo Sie noch verhandeln können – selbst in der Phase der finalen Angebote.

5. Annehmen, dass die Cloud immer billiger ist

Einer der häufigsten Mythen in der heutigen IT-Beschaffung? „Die Cloud ist billiger.“ Höchstwahrscheinlich stimmt das nicht.

Die Cloud eignet sich hervorragend für flexible Workloads und Belastungsspitzen, etwa in der Entwicklung und für Tests – wenn Sie die ungenutzten Kapazität abschalten. Aber für statische Kapazitäten? Hier kann die Cloud ein finanzielles „schwarzes Loch“ werden, vor allem, wenn das Volumen wächst.

Ein besserer Ansatz: Hinterfragen Sie Ihre Annahmen, bevor Sie sich auf eine Cloud-first-Strategie festlegen. Wir helfen unseren Kunden bei der Modellierung realistischer Kostenszenarien auf der Grundlage von

• Art der Arbeitslast (statisch vs. variabel)
• Ausstiegskosten
• Datenausstiegsgebühren
• Langfristige Auswirkungen auf die Lizenzierung
• Die Cloud sollte eine strategische Entscheidung sein – nicht eine Standardentscheidung

 

Antworten auf Ihre FAQs

Welche Arten von Outsourcing-Verträgen gibt es?

Die gängigsten Arten sind:

• Verträge mit Festpreisen: Festgelegte Gebühren für bestimmte Dienstleistungen.
• Zeit- und Materialverträge: Zahlung auf der Grundlage der tatsächlichen Zeit und Kosten.
• Verträge über Managed Services: Fortlaufende Erbringung einer Dienstleistung, oft mit Leistungsvereinbarungen (SLA).

Welche IT-Dienste sollten ausgelagert werden?

Ideale Kandidaten für das Outsourcing sind Services:

• Die nicht zum Kerngeschäft gehören, aber wichtig sind (z. B. Helpdesk, Infrastruktur-Support);
• Die sich intern nur schwer skalieren lassen;
• Die ein spezifisches Fachwissen erfordern.

Welche Art von IT-Outsourcing ist am weitesten verbreitet?

Managed Services sind das am weitesten verbreitete Modell, bei dem ein Anbieter die laufenden IT-Funktionen im Rahmen eines Service Level Agreements (SLA) übernimmt.

Fazit

Bei der Verhandlung von IT-Outsourcing-Verträgen geht es nicht nur um Kostendämpfung, sondern auch um den Schutz langfristiger Flexibilität, die Verringerung von Risiken und die Sicherstellung, dass Ihre IT-Sourcing-Entscheidungen einen echten geschäftlichen Nutzen bringen.

Wenn Sie im Begriff sind, einen neuen Vertrag abzuschließen oder einen bestehenden neu zu verhandeln, kann Metrics Ihnen helfen, die Bedingungen zu testen und Ihre Preisgestaltung zu bewerten, bevor Sie sich über Jahre festlegen.

Denn die wahren Kosten eines schlechten Vertrags werden sie erst sehen, wenn es zu spät ist.

→ Lassen Sie uns reden. Vereinbaren Sie noch heute einen vertraulichen Sourcing-Termin mit dem Metrics-Team.