IT-Kosten senken: Effizienz vs. Effektivität

 

In vielen Organisationen zweifeln Fachbereiche und Stakeholder an den Kosten und der Leistungsfähigkeit ihrer IT-Abteilung – nicht nur in Krisenzeiten. Eine Ursache hierfür sind fehlende Einblicke in erbrachte Leistungen und den dafür notwendigen Aufwand sowie ein etabliertes, in die Jahre gekommenes Rollenbild der IT-Organisation. Verstärkt wird diese Problematik durch die aktuelle konjunkturelle Lage, die viele Unternehmen dazu zwingt, ihre IT-Ausgaben kritisch zu hinterfragen. Dies führt dazu, dass notwendige Investitionen in strategische Initiativen oder Modernisierungen zugunsten kurzfristiger Einsparungen aufgeschoben werden.

Kosten und Effizienz

Auch wenn Organisationen derzeit unter starkem Kostendruck stehen, konnten wir in Beratungsprojekten immer wieder beobachten, dass viele IT-Einheiten in großen Organisationen bereits sehr effizient im Bereich Infrastruktur arbeiten. Dies lässt sich auf historisch gewachsene Strukturen zurückführen, aufgrund derer die IT stark auf individuelle Anforderungen aus dem Business abgestimmt ist. In mittelständischen Unternehmen wird die IT häufig noch als reine „Werkbank“ wahrgenommen, hier bekommt sie die traditionelle Rolle eines Service-Providers zugewiesen. Sie fokussiert sich auf eine effiziente Bereitstellung von technischen IT-Services, ohne sich mit den Fachbereichen bei den Geschäftsprozessen eng abzustimmen.

Kosten-Benchmarks im Mittelstand

In unseren Kosten-Benchmarks zeigt sich dann, dass IT-Services in der Regel kosteneffizient erbracht werden. Insbesondere KMU erreichen oft ein gutes Marktniveau bei den Gesamtkosten – selbst wenn zu Beginn der Projekte die Kostentransparenz eingeschränkt ist. Ein Grund ist der informelle „Turnschuh-Support“, der mit viel Engagement dafür sorgt, dass die Lichter nicht ausgehen.

Falsches Cost-Cutting macht es nicht besser

Die Ursachen hierfür liegen in einem erheblichen Kostendruck seitens der Geschäftsführung und den Fachbereichen sowie in strikten Kostensenkungsmaßnahmen, beispielsweise der Kürzung von IT-Budgets mit dem Rasenmäher. Dies kann dazu führen, dass die IT über einen längeren Zeitraum auf das unbedingt Notwendige reduziert wird – mit dem primären Ziel, den operativen Betrieb aufrechtzuerhalten. Eine vorausschauende Weiterentwicklung der IT-Organisation bleibt bei dieser Strategie außen vor.

Nutzen und Effektivität

Der Fokus vieler Organisationen auf eine rein kosteneffiziente Erbringung der IT-Leistungen („die Dinge richtig tun“) geht daher häufig zulasten der IT-Effektivität („die richtigen Dinge tun“). Besonders in der organisatorischen und strategischen Aufstellung besteht dann erheblicher Handlungsbedarf. Eine  zentrale Herausforderung sind historisch bedingte und nicht mehr zeitgemäße Organisationsstrukturen, die sich in einem stark ausgeprägten Silo-Denken zeigen.

Nachholbedarf im Mittelstand

Insbesondere im Mittelstand beobachten wir, dass grundlegende Leistungen wie wesentliche Infrastruktur- und Netzwerkservices (z.B. Workplace) noch nicht einheitlich und zentral bereitgestellt werden. Zudem sind zeitgemäße Rollen und Verantwortlichkeiten wie die des Business-Partners nicht etabliert, oder sie ergeben sich nur über individuelle, historisch gewachsene persönliche Beziehungen und nicht über standardisierte Strukturen. Zusätzlich befinden sich einige Mittelständler noch in einer frühen Phase der Entwicklung einer zielgerichteten IT-Strategie und zugehöriger Governance-Strukturen.

Herausforderungen für IT-Organisationen

Durch das überholte Rollenbild des Lieferanten stehen IT-Organisationen vor dem Dilemma, dass die Entwicklung vom reinen Service-Provider hin zu einem Business-Ökosystem durch die Fachbereiche nicht ausreichend akzeptiert und nur unzureichend mitgetragen wird. Dies erschwert die notwendige Transformation der IT hin zu einem modernen, geschäftsorientierten Partner erheblich. Darüber hinaus können sich grundlegende Bausteine eines modernen IT-Betriebs kaum herausbilden und etablieren. Dazu zählen ein konsistentes Service-Portfolio, das klar definierte Leistungen und Verantwortlichkeiten beschreibt, sowie ein funktionierendes Projektportfolio-Management zur Priorisierung von Initiativen. Auch die Sourcing-Strategie sowie konsolidierte Applikationslandschaften bleiben hinter den Möglichkeiten zurück.

 

IT-Abteilungen im Feuerwehrmodus

Ohne klare Strukturen und Leitplanken werden IT-Leistungen jedoch häufig opportunistisch oder rudimentär erbracht. Gleichzeitig sind viele IT-Abteilungen personell unterbesetzt und stark mit reaktiven Aufgaben wie den individuellen Wünschen der Fachbereiche ausgelastet. Analysen vergangener IT-Benchmark-Projekte zeigten, dass die personelle Aufstellung bei einigen Kunden um 20 Prozent geringer ausfällt als der Marktdurchschnitt. Dieser permanente „Feuerwehrmodus“ verhindert, dass die IT proaktiv agiert, das Business strategisch unterstützt und auf künftige Anforderungen vorbereitet ist. Die Vorteile der modernen IT bleiben ungenutzt, beispielsweise die bessere Servicequalität, Time-to-Market und Nutzerzufriedenheit, optimierte Lieferantenbeziehungen oder Skaleneffekte.

Balance zwischen Effizienz und Effektivität

Um eine Balance zwischen Effizienz und Effektivität zu schaffen, ist es in einigen Organisationen zwingend erforderlich, die Rolle der IT neu zu definieren. Neben der reinen Kostenbetrachtung (Effizienz) sollte der Fokus stets auf dem Aufbau zukunftsorientierter Prozesse und Strukturen (Effektivität) der IT-Abteilung liegen. Auch bei starkem Kostendruck muss das Management darauf achten, die Schrauben mit Augenmaß an den richtigen Stellen anzuziehen, um die Funktionsfähigkeit und Innovationskraft der IT und durch IT nicht zu gefährden.

 

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