IT-Beschaffung und Resilienz erfolgreich koordinieren

 

In modernen IT-Organisationen hat sich die Beschaffung weit über die Erzielung des „besten Preises“ hinaus entwickelt. Dabei stehen CIOs, IT-Direktoren und Einkäufer vor einer doppelten Herausforderung: Sie müssen einen strategischen Beschaffungsansatz entwickeln, der mit den Unternehmenszielen im Einklang steht, und sie müssen die Resilienz sicherstellen. Dabei geht es um die die Fähigkeit, sich anzupassen, Störungen zu widerstehen und die Leistung unter veränderten Bedingungen aufrechtzuerhalten.

Die beiden Konzepte werden jedoch oft miteinander verwechselt, aber Resilienz ist nicht gleichbedeutend mit der Strategie. Den Unterschied zu erkennen, ist der erste Schritt zur Entwicklung von Beschaffungskapazitäten, die tatsächlich etwas bringen.

Was ist strategische IT-Beschaffung?

Die strategische Beschaffung beginnt mit klaren Zielen. In der IT bedeutet dies, dass die Procurement-Aktivitäten auf die geschäftlichen Prioritäten abgestimmt sind – darunter Skalierbarkeit, Sicherheit, digitale Transformation oder Kundenerfahrung. Strategische Beschaffung geht über Kosteneinsparungen auf Transaktionsebene hinaus. Sie dreht sich um die Wertschöpfung über den gesamten Lebenszyklus einer Dienstleistung oder eines Produkts, von der Einführung bis zum Exit.

Zu den wichtigsten Komponenten einer strategischen IT-Beschaffungsfunktion gehören:

• IT-Business-Alignment: IT-Beschaffungsziele werden direkt mit den Unternehmenszielen verknüpft.
• Governance-Modell: Funktionsübergreifende Zusammenarbeit, Richtlinien und Entscheidungsbefugnissen werden festgelegt.
• Anbieterstrategie: Dies umfasst klare Beschaffungspläne, Notfallplanung, Innovationspartnerschaften und die Vermeidung der Bindung an einen Anbieter (Vendor Lock-in).
• Agilität: Hierzu zählen kürzere Vertragszyklen, klar definierte Ausstiegsoptionen und Unterstützung beim Ausstieg auf dem Verhandlungswege.
• Fähigkeiten und Fertigkeiten: Das IT-Procurement-Team versteht den IT-Markt – von Cloud-Verträgen bis hin zur Dynamik von Hyperscalern – und kann den Wert (nicht nur den Preis) beurteilen.
• Lebendige Dokumentation: Die Facetten der Strategie werden überprüft, aktualisiert und aktiv gemanaged – sie verstauben nicht in der Schublade.

Resilienz und Strategie sinnvoll koordinieren

Resilienz ist die Fähigkeit, die Leistung aufrechtzuerhalten, wenn sich die Bedingungen ändern. Für die IT-Beschaffung bedeutet dies, dass man flexibel und vorausschauend mit Störungen umgehen kann - von geopolitischen Ereignissen bis zur Insolvenz beziehungsweise hohen Preissteigerungen von Lieferanten.

Resiliente IT-Beschaffung umfasst:

• Diversifizierung: Gestaffelte Lieferantenbasis und geografisch diversifizierte Beschaffung zur Vermeidung von Konzentrationsrisiken.
• Kontinuitätsplanung: Identifizierung von Haupt- und Backup-Lieferanten mit klaren Ersatzstrategien.
• Bereitschaft zum Ausstieg: Die Fähigkeit, sich von einem Anbieter zu trennen, ohne die Serviceleistung zu beeinträchtigen.
• Sichtbarkeit in Echtzeit: Beschaffungs-Dashboards und -Analysen, die sofortigen Einblick in Ausgaben, Risiken und Vertragsstatus bieten.
• Abstimmung mit der Business-Continuity-Planung der IT: Behandlung des Lieferantenrisikos auf die gleiche Weise, wie die IT-Abteilung das Systemrisiko behandelt.

Ohne Ausfallsicherheit wird selbst die am besten dokumentierte Beschaffungsstrategie unter Druck versagen.

 

Die Lücke von Strategie und Resilienz schließen

Einer der häufigsten Fehler bei der IT-Beschaffung ist die späte Abstimmung. Allzu oft wird die Beschaffung erst nach der Entscheidung für einen bestimmten Anbieter eingeschaltet - mit der Aufgabe, lediglich den Preis auszuhandeln oder die Einhaltung der Vorschriften zu überprüfen.

Diese transaktionale Denkweise vernachlässigt das Potenzial der Beschaffung als strategischer Wegbereiter. Durch eine frühzeitige Einbindung kann die Beschaffung die Auswahl der Anbieter beeinflussen, den Vendor Lock-in vermeiden und sicherstellen, dass die Verträge Flexibilität und Innovation unterstützen.

Die Überbrückung der Lücke erfordert:

1. Gemeinsame KPIs: Maßnahmen, die den erbrachten Wert und nicht nur die vermiedenen Kosten widerspiegeln.
2. Funktionsübergreifende Kommunikation: regelmäßige Abstimmung zwischen Business, IT und Beschaffung.
3. Neuausrichtung der Rolle der Beschaffung: vom Torwächter zum Mitgestalter von Lösungen.

Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, wird die Beschaffung zu einem Motor für Wettbewerbsvorteile und nicht einer Instanz für Freigaben auf den letzten Drücker.

Messung des IT-Beschaffungserfolgs über Einsparungen hinaus

Einsparungen allein sind ein schlechter Indikator für die Beschaffungsleistung. Schließlich kann ein Preisvorteil auf Kosten der Vertragsflexibilität, der Servicequalität oder der Ausstiegsoptionen gehen.

Zu den aussagekräftigeren Messgrößen gehören:

• Die Zeit bis zur Beschaffung: Durchschnittliche Zeit vom Geschäftsbedarf bis zum unterzeichneten Vertrag.
• Der Wert über den Lebenszyklus: ROI gemessen über 12 Monate oder mehr, nicht nur beim Kauf.
• Risikominderung: Nachweis der Kontinuitätsplanung und Diversifizierung der Lieferanten.
• Business-Zufriedenheit: Feedback von IT- und Geschäftsbereichen über die Auswirkungen der Beschaffung.

Der koordinierte Ansatz vermeidet den "Wassermelonenprojekt"-Effekt: außen grün, innen rot. Hierbei sehen die KPIs gut aus, aber die Stakeholder sind unzufrieden.