IT-Benchmarking: Was viele Firmen falsch machen

 

Eine typische Frage in Gesprächen mit CIOs über IT-Benchmarking lautet: "Geben wir mehr für IT aus als unsere Wettbewerber?" Die Wahrheit ist: Beim IT-Benchmarking geht es nicht darum, die IT-Ausgaben am stärksten zu kürzen. In diesem Artikel erläutern wir, was IT-Benchmarking wirklich ist, warum es missverstanden wird und wie Sie es nutzen können, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Was ist IT-Benchmarking?

Unter IT-Benchmarking versteht man den Vergleich von IT-Leistungen, -Kosten und -Fähigkeiten mit denen anderer Unternehmen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.

Diese Punkte kann ein IT-Benchmark beinhalten:

• IT-Ausgaben (etwa in Prozent des Umsatzes)
• Einzelne Service-Tower (z.B. End User Computing, Netzwerke, Mainframe)
• Outsourcing-Verträge
• Cybersecurity-Budgets
• Effizienz des Betriebsmodells

Der Haken an der Sache: IT-Benchmarking funktioniert nur, wenn Sie passende Vergleiche anstellen. Der Vergleich Ihrer Ausgaben mit einem allgemeinen „Branchendurchschnitt“ ist selten hilfreich – und oft irreführend.

Der häufigste Fehler beim IT-Benchmarking

Die am häufigsten missbrauchte Kennzahl beim IT-Benchmarking ist der Anteil der IT-Ausgaben am Umsatz. Sie klingt zwar nützlich, aber wenn Sie sich an den unteren 25 Prozent Ihrer Branche orientieren, sind Sie oft selbst auf dem Weg nach unten – auf Kosten von Innovation, Change und Cybersicherheit.

Außerdem basiert der Vergleich auf fehlerhaften Annahmen:

• Der "Branchendurchschnitt" ist zu weit gefasst. Finanzdienstleistungen können alles sein, von einer globalen Investmentbank bis hin zu einem regionalen Spezialversicherer. Deren IT-Anforderungen und -Risiken sind völlig unterschiedlich.
• Geringe Ausgaben ≠ gute Leistung. Vor allem, wenn Sicherheitsbedrohungen, Serviceabdeckung und geografische Verteilung nicht berücksichtigt werden.

Aus diesem Grund werden bei den besten IT-Benchmarks Umfang, Volumen, Komplexität, Servicelevel und Standort berücksichtigt - und nicht nur die Branche.

 

Was sollten Sie über die Kosten hinaus als Benchmark nehmen?

Zu viele Führungskräfte konzentrieren sich auf die Kostenreduzierung. Doch einige der wichtigsten Benchmarking-Erkenntnisse stammen aus Bereichen, die oft übersehen werden, darunter:

Cybersicherheit - Es geht nicht nur darum, ob Sie genug ausgeben, sondern auch darum, ob Sie die Ausgaben effektiv auf Tools, Mitarbeiter und Dritte verteilen. Bei einem kürzlich durchgeführten CISO-Projekt wurde mit einem Benchmark festgestellt, dass trotz einer allgemeinen Erhöhung der Ausgaben zu wenig in das Security Operations Center investiert wurde.

Geschäftskontinuität - Investieren Sie zu wenig in die Ausfallsicherheit und Notfallplanung?

Service-Bereitstellung - Geben Sie zu viel für veraltete Plattformen oder doppelte Funktionen aus?

Ein Kunde von Metrics entdeckte zum Beispiel, dass er bei seinen Netzwerkdiensten um mehr als 25 Prozent über dem Marktpreis lag – obwohl ihm ein anderes Beratungsunternehmen zunächst gesagt hatte, dass er insgesamt 50 Prozent zu viel ausgeben würde.

Ein präzises Benchmarking brachte die Wahrheit ans Licht und lieferte einen Hebel für Neuverhandlungen.

Wann sollten Sie ein Benchmarking durchführen?

Hierauf gibt es keine einzelne richtige Antwort - aber hier sind vier Momente, in denen IT-Benchmarking effektiv genutzt werden kann:

1. Während des Outsourcing-Projekts oder der Vertragserneuerung

Hier stellt das Benchmarking des besten und letzten Angebots sicher, dass die in die engere Wahl gezogenen Angebote auch wirklich wettbewerbsfähig sind.
Wir stellen oft fest, dass ein Anbieter billiger erscheint - aber nur, weil in seinem Angebot wichtige Services fehlen oder Ressourceneinheiten überteuert sind, was sich später rächen kann.

2. Als Health Check zur Vertragshalbzeit

Die meisten guten Outsourcing-Verträge erlauben alle zwei Jahre ein Benchmarking. Das hilft Ihnen dabei,

• das Preis-Leistungs-Verhältnis zu überprüfen,
• Preise anzupassen, wenn sich der Markt verändert hat, und
• Neuausschreibungen zu vermeiden, wenn ein Kunde mit dem Service zufrieden ist.

Diese Benchmark-Klauseln funktionieren oft nur in eine Richtung: Wenn die Preise über dem Marktniveau liegen, müssen die Anbieter sie senken - sie können sie aber nicht erhöhen, wenn die Preise steigen.
So stellte ein Kunde von Metrics fest, dass sein ursprünglicher Vertrag zwar wettbewerbsfähig war, aber zwei Jahre später aufgrund von Marktverschiebungen 26,9 Prozent über dem aktuellen Benchmark lag, was eine vertraglich festgelegte Senkung zur Folge hatte.

3. Vor der Cloud-Transition

Die Cloud ist nicht immer billiger. Unsere Daten zeigen, dass einige Kunden nach der Migration 200 Prozent mehr ausgeben – insbesondere für 24/7-Workloads. Ein Benchmarking vor der Umstellung bietet einen Realitätscheck in Bezug auf Kosten, Wert und Eignung.

4. Wenn der Wert unklar ist – insbesondere nach einem überhasteten Deal

In einem Fall hat ein Kunde einen Outsourcing-Vertrag im Alleingang abgeschlossen, um mit dem Wachstum der Fachbereiche Schritt zu halten. Nach zwei Jahren führte die Unsicherheit über die Preisgestaltung zu internen Spannungen.
Während des initialen Geschäftsabschlusses hatte es keine Benchmark-Daten gegeben. So benötigte das Unternehmen eine objektive Analyse, um zu entscheiden, ob es den Kurs beibehalten oder die Richtung ändern sollte.

 

Wie IT-Benchmarking die strategische Ausrichtung vorantreibt

IT-Benchmarking ist mehr als ein Audit - es ist ein strategischer Wegbereiter.

• Es setzt Budgets aus ineffizienten Bereichen frei, um in Transformation und Innovation zu investieren.
• Es beseitigt endlose "Preis-Leistungs-Debatten", indem es Entscheidungen auf Daten stützt.
• Es trägt dazu bei, dass Ihre IT-Strategie Ihre Geschäftsstrategie unterstützt - und ermöglicht.

Ein Metrics-Kunde nutzte beispielsweise Benchmarking, um seine aktuellen Ausgaben zu validieren, obwohl die Geschäftsleitung Druck ausübte, diese zu kürzen.
Ein anderer nutzte das Benchmarking, um sein Servicemodell umzugestalten, nachdem er festgestellt hatte, dass sein ausgelagerter Vertrag zwar billig, aber völlig ungeeignet war.

Benchmarking reduziert auch interne Arbeitsabläufe.
Wenn Sie über unabhängige, normalisierte Daten verfügen, müssen Sie die IT-Ausgaben nicht ständig verteidigen - oder dieselben Argumente gegenüber der Finanzabteilung, dem Einkauf und dem Vorstand vorbringen. So können sich die Führungskräfte auf die Ergebnisse konzentrieren.

Real-world-Beispiele: IT-Benchmarking in Aktion

Hier sind drei häufige Szenarien, in denen IT-Benchmarking einen echten Unterschied gemacht hat:

Der CIO unter Druck

Nachdem eine Strategieberatung behauptet hatte, dass die IT-Ausgaben des Unternehmens um 50 Prozent zu hoch seien, wandte sich der CIO an Metrics.
Unser Benchmarking enthüllte das wahre Bild: Die größte Preisüberschreitung gab es bei den Netzwerken (26,9 Prozent). In anderen Bereichen gab es nur minimale Abweichungen und keine 50 Prozent.
So konnte der CIO sein Gesicht wahren - und gezielte Aktionen vorantreiben.

Die Frage der Security-Ausgaben

Ein CISO wollte sicherstellen, dass sein erhöhtes Budget effektiv eingesetzt wird.
Das Benchmarking zeigte, dass die Ausgaben für Tools unverhältnismäßig hoch und die Investitionen in SOC-Funktionen zu gering waren, so dass die Mittel strategisch sinnvoller verteilt werden konnten.

Der überstürzte Outsourcing-Deal

Ein schnell wachsendes Unternehmen hatte ein großes Outsourcing ohne Benchmark-Vergleich in Auftrag gegeben. Nach zwei Jahren kam der Verdacht auf, dass das Preis-Leistungs-Verhältnis nicht stimmt. Unser IT-Benchmark beseitigte die Ungewissheit und gab dem Unternehmen die Daten, die es brauchte, um mit Zuversicht zu handeln.

Beim IT-Benchmarking geht es nicht darum, der billigste zu sein

Es geht darum, zu wissen, wo man steht - und wo man sich verbessern kann. Wir von Metrics helfen CIOs, IT-Führungskräften und Einkäufern, intelligentes Benchmarking zu betreiben - für eine bessere Entscheidungsfindung, smarteres Sourcing und stärkere IT-Strategien.

Wenn Sie eine größere IT-Änderung oder eine Outsourcing-Überprüfung planen oder einfach nur wissen wollen, ob Sie ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis erzielen, ist IT-Benchmarking der beste Ausgangspunkt.