Hat Ihre IT das richtige Mandat (zur Umsetzung der Ziele)?

 

Als Beraterinnen und Berater haben wir immer wieder das Privileg, neue IT-Organisationen zu untersuchen. Zwar hat sich über die Jahre viel getan, aber manchmal wird das Naheliegende im IT-Management übersehen oder als gegeben erachtet. Ein Beispiel ist die strategische Positionierung der IT im Unternehmen. Diese ist jedoch kein abstraktes Zielbild, sondern entscheidend, um den langfristigen Erfolg der digitalen Transformation zu gewährleisten.

Ist die Rolle der IT nicht definiert, entstehen Barrieren für den digitalen und technologischen Fortschritt. Ohne ihre richtige Positionierung werden Innovationen ausgebremst und die Fähigkeit eingeschränkt, zielgerichtet auf Marktveränderungen zu reagieren. Dies umfasst nicht nur den reibungslosen und effizienten IT-Betrieb, sondern auch die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle sowie die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Daher stellen wir bei Klienten gerne die Gretchenfrage:

„Ist die IT im Unternehmen richtig positioniert und entsprechend mandatiert?“

Leider, so unsere Erfahrung aus Gesprächen und Projekten, bleibt diese Frage häufig unbeantwortet. In der Praxis werden zwar oft Initiativen ins Leben gerufen, um die IT zu optimieren, Kosten zu senken oder die digitale Transformation voranzutreiben. In vielen Fällen folgt die Rolle der IT dabei jedoch keinem übergeordneten Ziel. In unserer Studie zur „High-Performance-IT 2025“ haben wir beispielsweise herausgefunden, dass 41,4 Prozent der Befragten Probleme haben, strategische KPIs der IT von den Unternehmenszielen abzuleiten. Zwar hätten knapp zwei Drittel der Studienteilnehmer strategische Ziele für ihre IT festgelegt, aber nur 44,4 Prozent messen, ob diese Ziele auch erreicht werden.

 

Die Relevanz der strategischen Positionierung der IT

So bleibt bei vielen strategischen Überlegungen unberücksichtigt, wie die IT am besten ins Unternehmen integriert werden sollte, um einen maximalen Beitrag zu erzielen. Eine unzureichend definierte oder schwach verankerte IT-Funktion führt zu einem Mangel an Autorität, zu Missverständnissen und zu Unzufriedenheit. Das beeinträchtigt nicht nur die IT-Abteilung selbst, sondern zieht Konflikte mit Stakeholdern nach sich und nimmt der gesamten Organisation die Fähigkeit, flexibel und effizient zu handeln. Die IT agiert dann – sei es historisch bedingt oder schlicht aufgrund des fehlenden Mandats – in ihrer Funktion isoliert vom Business und ist stark in operativen Aufgaben eingebunden.

Hat die IT keine klare strategische Position inne und ist sie nicht in entsprechenden Management-Gremien vertreten, fehlt ihr der nötige Einfluss, um wichtige Entscheidungen zu Technologien und der digitalen Transformation voranzutreiben. Ressourcen und Initiativen können so nicht ausreichend geplant und allokiert werden. In der Konsequenz wird die IT immer wieder als nachgelagerte und reaktive Abteilung wahrgenommen, die vornehmlich den bestehenden IT-Betrieb sicherstellt, anstatt aktiv innovative Lösungen für das Business zu entwickeln.

Unsere Beobachtungen zeigen, dass 86 Prozent der Business-Stakeholder und 59 Prozent der IT-Manager die Rolle und Positionierung der IT überwiegend als „reaktiv“ bewerten (Fokus: operative Exzellenz in Bezug auf einen stabilen, sicheren und kosteneffizienten Systembetrieb, die Entwicklung von IT-Services sowie die Durchführung von IT-Projekten). Für die Zukunft wünschen sie sich eine „aktive“ (Fokus ergänzend zu reaktiv:  Qualifizierung von Bedarfen ggf. gemeinsam mit dem Business) bis „proaktive“ (Fokus ergänzend zu aktiv: Generierung von Ideen zur direkten Geschäftsentwicklung) Ausrichtung. Immerhin 89 Prozent der Befragten aus den Fachbereichen und 65 Prozent aus der IT erwarten eine aktive Rolle, elf beziehungsweise 29 Prozent möchten die IT sogar in einer proaktiven Rolle erleben.

Der gewünschte Wertbeitrag der IT

Je größer der Unterschied zwischen Anspruch und Realität, desto komplexer ist der Transformationsaufwand. Der Schritt von einer reaktiven zu einer aktiven oder sogar proaktiven IT-Organisation erfordert regelmäßig weitreichende Veränderungen in den bestehenden Strukturen. Die Analyse des Status quo und der Erwartungen an die IT sind eine Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Ausrichtung. Hierbei ist ein enger Austausch über die Anforderungen der IT-Stakeholder gefragt. Allerdings kommt es immer wieder vor, dass die gegenseitigen Einschätzungen und Erwartungen weit auseinander liegen.

Um Klarheit und eine enge Abstimmung zu schaffen, müssen beide Seiten den gewünschten Wertbeitrag der IT und damit ihre Rolle im Unternehmen bestimmen: Soll die IT aus einer bislang reaktiven Rolle als operativer Dienstleister künftig als Partner für das Business aktiv und beratend agieren – oder gar proaktiv in die Wertschöpfung für das Unternehmen eingreifen? Nur so lassen sich die notwendigen Maßnahmen für die Positionierung ableiten. Abhängig davon werden die konkreten Veränderungsbedarfe operationalisiert.

Wie gelingt das Alignment von IT und Business?

Auch hier ist der Austausch und die Transparenz zwischen IT und Business eine zwingende Voraussetzung für den Erfolg. Zwar bestimmt die angestrebte Positionierung und Rolle der IT, wie engmaschig sie mit dem Business zusammenwirken muss. Ohne erforderliche Grundlagen – wie ein strukturiertes IT-Business-Alignment mit Demand-Management und dazu gehöriger Governance – kommt aber keines der Szenarien aus. Dafür muss nicht jede Organisation das Rad neu erfinden: Erprobte Templates, Strukturen und Best Practices aus dem Markt helfen dabei, die notwendigen Veränderungen einzuleiten, ohne kritische Lücken zu übersehen oder über das Ziel hinaus zu schießen.

 

Wenn Sie Fragen zur IT-Strategie oder Interesse an einer kostenlosen Auswertung der Metrics-Studie zur High-Performance-IT 2025 haben, schreiben Sie mir einfach eine kurze Nachricht.