Die CIO-Organisation – IT-Performance gezielt stärken

 

Inzwischen sollte man davon ausgehen, dass IT-Organisationen digital besser denn je aufgestellt sind. Doch die Realität sieht anders aus: Interne Kunden sind unzufrieden, Mitarbeitende verstehen den Zweck vieler Projekte nicht, externe Provider enttäuschen, und das IT-Management konzentriert sich immer noch zu stark auf die technischen Abläufe und weniger auf das große Ganze. Meist liegt das am Fokus auf innovative Lösungen sowie am Abarbeiten von operativen Aufgaben unter Zeit-, Kosten- und Ressourcendruck.

In dieser „Dringlichkeitsfalle“ werden übergeordnete Ziele aus den Augen verloren. Oftmals sind diese gar nicht genau definiert – es fehlt an klaren Zielen im Rahmen einer durchdachten Strategie. In unserer Studie zur „High-Performance-IT 2025“ haben wir herausgefunden, dass viele Unternehmen mit ihrem Engagement etwa bei strategischen KPIs auf halber Strecke stehenbleiben. Das ist ineffizient und wenig zukunftsträchtig, denn so werden Ressourcen und Budgets für einen überschaubaren Output geopfert.

Was sind die zentralen Aufgaben des CIOs?

Um eine erfolgreiche IT-Funktion zu gestalten, die effektiv arbeitet und zudem auch nachhaltigen Mehrwert schafft, müssen IT-Führungskräfte drei zentrale Aufgaben lösen – und das zueinander konsistent:

1. Eine IT-Strategie mit klaren Zielen definieren
2. Die richtige IT-Organisation formen (Strukturen, Rollen, Prozesse, Governance)
3. Eine wirkungsvolle IT-Steuerung einrichten (IT-Performance-Management)

Mit diesen drei Hebeln lassen sich Abläufe, Leistungserbringung und Entwicklung so steuern, dass die IT-Organisation zum Motor der Business-Strategie werden kann. Am Ende dieses Prozesses steht die sogenannte „CIO“ – die Continuously Improving Organisation.

 

 

Wie sieht eine gute IT-Strategie aus?

Die IT-Strategie ist der Leitfaden, der zeigt, wie die IT zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt. Sie wird abgeleitet von der Unternehmensstrategie und muss klar definieren, wie IT-Initiativen das Business auf dem Weg zu dessen Zielen bestmöglich unterstützen – so wird die IT ein strategischer Partner. Dabei konzentriert sie sich auf die Wertschöpfung, sei es durch Kosteneinsparungen, Prozessverbesserungen oder die Erschließung neuer Geschäftsfelder. Gesteuert wird sie über klare, messbare Ziele, denn KPIs und Meilensteine machen Fortschritte überprüfbar und schaffen Transparenz. Die Kernfrage der IT-Organisation ist: „Welche Rolle und welches Mandat haben wir in der Zukunft, und welche Konsequenzen für Portfolio, Abläufe und Kompetenzen folgen daraus?“

Wie entwickelt man die richtige IT-Organisation?

Eine effektive IT-Organisation besteht nicht nur aus einer guten Aufbauorganisation (Wer macht was?), sondern auch aus einer durchdachten Ablauforganisation (Wie laufen Dinge ab?). Hier kommen Strukturen, Rollen, Prozesse und Governance ins Spiel. Die IT-Organisation adressiert somit folgende Kernfrage: „Wie müssen wir uns organisieren, damit wir die geplante Performance und unsere Leistungen/Projekte erbringen können?“ Die Organisation sollte flexibel genug sein, um auf Veränderungen schnell zu reagieren, aber stabil genug, um konsistente Ergebnisse zu liefern.

Welche Ziele hat das IT-Performance-Management?

Das IT-Performance-Management beantwortet folgende Kernfrage: „Wie können wir unsere Leistungen stetig optimieren?“ Es steuert fünf zentrale Dimensionen und macht die gesamte IT-Arbeit messbar sowie transparent.

1. Ziel: Die strategischen IT-Ziele werden zu 100 % erreicht.

Ansatz: Regelmäßige Überprüfung der Zielerreichung, Anpassung der Strategie an veränderte Geschäftsanforderungen.

2. Ziel: Alle definierten IT-Services werden aktiv gesteuert.

Ansatz: Einführung eines Serviceportfolio-Managements, das sicherstellt, dass nur Services angeboten werden, die echten Mehrwert liefern und effizient betrieben werden können.

3. Ziel: 100 % der IT-Prozesse werden aktiv gesteuert.

Ansatz: Erstellung eines Prozessportfolios, das den Reifegrad jedes Prozesses analysiert, Ziele definiert und Maßnahmenpläne zur Prozessverbesserung entwickelt.

4. Ziel: Sämtliche IT-Projekte werden erfolgreich durchgeführt.

Ansatz: Einführung eines stringenten Projektportfolio-Managements, das Vorhaben nach Priorität, Ressourcenverfügbarkeit und strategischer Bedeutung steuert.

5. Ziel: Alle Vereinbarungen mit externen Dienstleistern werden umfassend erfüllt.

Ansatz: Einführung eines strukturierten Provider-Managements mit klaren SLAs, KPIs und regelmäßiger Leistungsmessung. Die Grundlagen hierfür sind bereits bei der Provider-Auswahl sowie der Vertragsgestaltung zu berücksichtigen.

Was bringt die Continuously Improving Organisation?

In unseren Projekten haben wir gesehen, dass die „CIO“ – Continuously Improving Organisation – keine Vision bleiben muss, sondern realisierbar ist. Ihre konsequente Umsetzung führt dazu, dass die IT-Organisation die strategischen Ziele des Unternehmens vollständig unterstützt, ein umfassendes Verständnis ihrer eigenen Prozesse, Services und Projekte besitzt und zudem ein Höchstmaß an Transparenz erzeugt – sowohl intern als auch gegenüber externen Stakeholdern. Insofern ist sie auch in der Lage, den Partnern auf Augenhöhe zu begegnen. Ihre Ergebnisse sprechen jedenfalls für sich: zufriedene Kunden, motivierte Mitarbeitende und ein maximaler Beitrag der IT zur Wertschöpfung.

 

Wenn Sie Fragen zur IT-Strategie oder Interesse an einer kostenlosen Auswertung der Metrics-Studie zur High-Performance-IT 2025 haben, schreiben Sie mir einfach eine kurze Nachricht.