Best Practices für IT-Kostentransparenz

 

Die Herstellung oder Verbesserung der IT-Kostentransparenz ist gerade in der aktuellen konjunkturellen Phase eine zentrale Herausforderung für viele Organisationen – und ein entscheidender Faktor für eine schnelle, effektive Steuerung. IT-Verantwortliche können an einige Stellen den Hebel ansetzen, um ihre Kosten (und den Nutzen) besser darzustellen. Hier kommen unsere Empfehlungen zur Optimierung des IT-Kosten-Reportings:

1. Das passende Detailniveau

Nur mit einer Standortbestimmung lässt sich ein optimales Maß an Kostentransparenz entwickeln, das den spezifischen Bedürfnissen einer IT-Organisation gerecht wird. Allerdings gibt es hierfür keine Musterlösung. Daher sollte der Fokus eingangs darauf gelegt werden, ein angemessenes und strategisch sinnvolles Transparenzniveau zu bestimmen. Dies berücksichtigt regulatorische Anforderungen sowie bestehende Verrechnungsmodelle und die Steuerungsanforderungen der IT. Denn zu viele Details können den Aufwand unnötig hochtreiben.

2. Einheitliches Verständnis der Terminologien

Immer wieder konnten wir in Projekten beobachten, dass sich die Definitionen von IT-Kosten, Run- und Change-Kosten oder auch von Projektkosten in einer Organisation unterscheiden. Mit der Folge, dass die Sichtbarkeit der IT-Kosten stark eingeschränkt ist, ohne dass dies auffällt. Hierbei geht es auch um die Frage, wie eine IT-Organisation mit IT-Kosten umgeht, die beispielsweise durch unabgestimmte Software- oder Hardwarebestellungen anfallen und von den Fachbereichen getragen werden.

3. Berücksichtigung von nicht finanziellen Kennzahlen

Um ein bestehendes Reporting von IT-Kosten zu optimieren, ist es sinnvoll, neben den finanziellen Kennzahlen auch qualitative Leistungsdaten in die Auswertung zu integrieren. Durch die Kombination entsteht eine umfassende Perspektive, die über die reine Kostensicht hinausgeht und die Wertschöpfung der IT transparenter macht. So lassen sich beispielsweise Netzwerkkosten einer Organisation präziser bewerten, wenn neben den Gesamtkosten auch spezifische Metriken wie die Kosten pro LAN-Port ausgewertet werden. Dies erleichtert es dem Management, fundierte Entscheidungen auf Basis einer aussagekräftigen Datenlage zu treffen.

4. Automatisierung des Kosten-Reportings

In den meisten unserer Benchmark-Projekte beobachten wir, dass die Beschaffung von Informationen und Kennzahlen im erforderlichen Detailgrad viele Organisationen vor größere Herausforderungen stellt. Eine Folge sind hohe manuelle Aufwände, die mitunter den Einsatz mehrerer Fachleute erfordern. Zielbild innerhalb einer jeden IT-Organisation sollte dementsprechend die Automatisierung des Kosten-Reportings sein. So wird es möglich, die IT-Kosten laufend zu überwachen und Treiber frühzeitig zu erkennen, sodass letztlich proaktiv Maßnahmen ergriffen werden können.

5. Frameworks für IT-Kostentransparenz

Mehr Transparenz lässt sich auch gut durch die Implementierung und Nutzung von etablierten IT-Kostenmodellen erreichen. Dazu zählt beispielsweise das TBM-Framework, das auf Transparenz in den IT-Bereichen Kosten, Aufwände und Leistungen abzielt. Für eine effiziente Abstimmung zwischen den Verantwortlichen von IT-, Finanz- und Fachbereichen bietet TBM eine Standardtaxonomie. Sie beschreibt Kostenquellen, Technologien, IT-Ressourcen („Tower“) und Solutions. Da TBM jedoch im Detail unterschiedlich ausgelegt werden kann, sollte bei einer Einführung sichergestellt werden, dass ein einheitliches, standardisiertes und konsistentes Verständnis aller Methoden und Terminologien im Unternehmen existiert.

6. Einführung von Mindeststandards

Gerade in größeren Organisationen mit komplexen Strukturen werden IT-Kosten unterschiedlich granular und in verschiedenen Formaten an die zentrale IT übermittelt. Beispielsweise konnten wir bei einem Konzern beobachten, dass einige Fachbereiche die IT-Kosten auf Basis des TBM-Frameworks (Technology Business Management) an die IT berichten, während andere Einheiten noch auf veraltete Strukturen zurückgegriffen haben. Eine Einführung entsprechender Mindeststandards führt letztlich mit überschaubarem Aufwand zu einer Verbesserung der IT-Kostentransparenz.

7. Optimierung von Servicekatalogen

IT-Servicekataloge gelten als ein wesentliches Werkzeug für das IT-Management und ermöglichen die Gestaltung der notwendigen Strukturen. Um die IT-Kostentransparenz zu verbessern, sollte der Servicekatalog klare Leistungs- und Qualitätsverpflichtungen sowie ein zugehöriges Kostenmodell enthalten. Damit können IT-Organisationen ihre Dienstleistungsangebote formalisieren (Umfang, Qualität und Kosten) und eine Grundlage für die Messung von Produktivität, Effizienz und Kostenwirksamkeit legen. Der optimierte Servicekatalog muss in der Regel nicht neu aufgebaut werden, sondern kann auf bereits etablierten Bausteinen einer Organisation oder auf einem bestehenden Architektur-Management aufsetzen.

Status analysieren, Ziele umsetzen, Kosten steuern

Fehlende Detailinformationen in der Kostenverrechnung und größere Ungenauigkeiten bei der verursachergerechten Zuordnung von Kosten sind eine häufige Schwachstelle. Ausgangssituation unserer Projekte ist daher meist eine detaillierte Analyse der vorhandenen Kosten und Kostenstrukturen und die Gestaltung eines individuellen Zielbilds. Das Ergebnis der Umsetzung ist eine für die Organisation sinnvolle Struktur von Kostenträgern (z.B. End User Computing, Support, Netzwerk, Infrastruktur etc.) und Kostenarten (z.B. Personalkosten, Sachkosten wie Hardware, Software etc.). Auf Basis der definierten Strukturen können dann nicht nur die internen IT-Kosten unterschiedlicher Unternehmensbereiche vereinfacht gesteuert, sondern auch mit dem Markt verglichen werden.

 

Wenn Sie Fragen und Anregungen zur IT-Kostentransparenz haben, kontaktieren Sie mich bitte einfach per E-Mail!