Applikation-Portfolio managen: Software besser steuern

 

Was ist Application-Portfolio-Management?

Anwendungs-Portfolio-Management (APM) ist die Disziplin der Bewertung und Steuerung aller im Unternehmen genutzten Applikationen, um sicherzustellen, dass sie kosteneffizient, strategisch ausgerichtet und technisch nachhaltig sind. Im Gegensatz zu einer CMDB (Configuration Management Database), die technische Komponenten für den operativen Einsatz erfasst, ist APM ein strategisches Werkzeug. Es bietet CIOs und CFOs die Flughöhe, die sie benötigen, um fundierte Entscheidungen über Softwareausgaben, Lebenszyklusplanung und Unternehmensarchitektur zu treffen.

Warum Software-Verschwendung überhaupt vorkommt

In den meisten Unternehmen, mit denen wir bei Metrics zusammenarbeiten, ist „Application Sprawl“ – die Verschwendung im Zusammenhang mit Applikationen – kein plötzliches Ereignis, sondern eine langsame Anhäufung von:

• Sich überschneidenden Lösungen, die dieselbe Funktion erfüllen;
• Isolierten Entscheidungen innerhalb der Abteilungen;
• Altsystemen, die nie ausgemustert wurden;
• SaaS-Verträgen ohne Überwachung der Nutzung und
• Unkontrollierten Erweiterungen des IT-Stacks bei Fusionen und Übernahmen oder Umstrukturierungen

Diese Symptome führen zu steigenden Kosten, ohne einen angemessenen Geschäftswert zu liefern. Noch schlimmer ist, dass sie ohne eine strukturierte Portfolio-Ansicht nur schwer zu erkennen sind.

Das eigentliche Problem: Komplexität ohne Kontrolle

Bei Metrics bewerten wir die Positionierung des Portfolios anhand eines Frameworks, das den Reifegrad mit den Kosten und der Komplexität vergleicht. So können wir IT-Führungskräften zeigen, wo sie heute stehen und was nötig wäre, um einen optimierten, kosteneffizienten Zustand zu erreichen. Viele Firmen befinden sich in der Gefahrenzone: hohe Kosten und hohe Komplexität, aber ohne den Reifegrad oder die Governance-Strukturen, um dies zu managen. Ein komplexes Portfolio kann gerechtfertigt sein, allerdings nur, wenn es vollständig verstanden und bewusst gesteuert wird.

Ist das nicht der Fall, fahren Sie einen Lastwagen, als wäre er ein Rennwagen – und zahlen den Preis dafür.

 

Der bewährte APM-Ansatz von Metrics

Hier erfahren Sie, wie wir den Führungskräften helfen, Verschwendung zu reduzieren und die Kontrolle zurückzugewinnen.

1. Ausgangslage: Portfolio Assessment & Benchmarking

Wir beginnen mit einer detaillierten Ist-Analyse:

• Welche Anwendungen gibt es heute?
• Wie hoch sind die direkten und indirekten Kosten?
• Welchen Wert liefert jede Anwendung?
• Wie sieht Ihr Portfolio im Vergleich zu anderen Unternehmen der Branche aus?

Dies offenbart oft massives Einsparungspotenzial. Bei einem Kunden hat eine einfache Bewertung 1,5 Millionen Pfund an vermeidbaren Ausgaben aufgedeckt.

2. Aufräumen: Identifizieren Sie Redundanzen und Verschwendung

Warnsignale, die wir häufig erkennen können:

• Mehrere Business-Applikationen für eine Aufgabe
• Premium-Support für Anwendungen mit geringem Wert
• Überhöhte Lizenzierung (z. B. Power-User mit einfacher Nutzung)
• SaaS-Bundles, die ungenutzte Funktionen verbergen

Wir ermitteln, was eliminiert werden kann, ohne den Betrieb zu stören, und untermauern dies mit klaren Daten.

3. Kontrolle: Standardisierung von SLAs und Service-Varianten

Viele Kunden sind überrascht, wenn sie feststellen, dass für unkritische Anwendungen SLAs der höchsten Stufe gelten. Wir helfen bei der Rationalisierung der Service-Level auf der Grundlage des tatsächlichen Geschäftsbedarfs und sorgen für ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Risiko und Kosten. Außerdem konsolidieren wir Service-Varianten, eliminieren redundante Module und rationalisieren die Lizenzierung.

4. Optimieren: Strategie, Sourcing und Roadmap abstimmen

Sobald das Portfolio bereinigt ist, ist es an der Zeit, es zu optimieren:

• Welche Anwendungen sollten outgesourct werden?
• Was sollte im Unternehmen verbleiben?
• Können bestimmte Arbeitslasten in Nearshore- oder Offshore-Modelle verlagert werden?

Wir helfen unseren Kunden bei der Erstellung einer agilen Roadmap mit klaren Quick Wins, langfristigen Einsparungsplänen und realistischen Zeitvorgaben: Alles abgestimmt auf die jeweilige IT-Strategie.

Was ist der Unterschied zwischen APM und Unternehmensarchitektur?

Während die Unternehmensarchitektur (Enterprise Architecture, EA) den Entwurf dafür liefert, wie IT-Systeme die Geschäftsziele unterstützen, konzentriert sich APM speziell auf die Steuerung der Anwendungsebene. So wird sichergestellt, dass Applikationen zweckmäßig und finanziell nachhaltig sind und einen messbaren Wert liefern. In vielen unserer Projekte fließt APM in EA-Initiativen ein und liefert konkrete Daten zur Steuerung von Transformationsplänen, Cloud-Migrationen oder technischen Modernisierungsstrategien.

Woran Sie erkennen, ob Sie ihr Applikations-Portfolio managen müssen

Sie brauchen keine Krise, um von APM zu profitieren. Aber es gibt Anzeichen dafür, dass der Schritt überfällig ist:

• Die Softwarekosten steigen - ohne ersichtlichen Grund
• Sie haben keine einheitliche Sicht auf die gesamte Anwendungslandschaft
• Applikations-Owner können nicht sagen, wo die Daten liegen
• Sie sind auf SaaS oder Cloud-first umgestiegen, haben aber alte Verträge nicht neu bewertet
• Die IT- und Geschäftsstrategie laufen nicht synchron

Kommt Ihnen das bekannt vor? Die Lösung liegt nicht in einem neuen Tool. Es geht um Transparenz, Abstimmung und Prozesse.

Vom Lkw zum Rennwagen: der Metrics-Ansatz

Unsere Kunden wollen nicht nur angemessene Kosten für Applikationen, sondern auch Klarheit und Kontrolle. Aus diesem Grund konzentrieren sich unsere APM-Projekte auf drei Zielsetzungen:

1. Transparenz: Klare Einblicke in Anwendungsnutzung, Kostentreiber und Überschneidungen
2. Ausrichtung: Sicherstellen, dass jede Anwendung sowohl die IT- als auch die Geschäftsziele unterstützt
3. Governance: Prozesse und Verantwortlichkeit, um Verbesserungen im Laufe der Zeit aufrechtzuerhalten

Es geht nicht nur um Portfolio-Management. Es geht um Portfolio-Leadership.

Sind Sie bereit, die Softwareverschwendung zu reduzieren?

Wenn Ihre IT-Kosten steigen, können Sie dann den Wert, den das Unternehmen für diese Ausgaben erhält, zuverlässig nachweisen? Wenn nicht, könnte APM das wertvollste Projekt sein, das Sie in diesem Jahr durchführen.

Lassen Sie uns ein 30-minütiges Gespräch vereinbaren, um den aktuellen Zustand Ihres Applikations-Portfolios zu erfassen und herauszufinden, wo die Verschwendung wirklich liegt.

FAQs zu Application-Portfolio-Management

 

Was ist Anwendungs-Portfolio-Management?

Eine strategische Disziplin zur Bewertung und Optimierung der in einem Unternehmen eingesetzten Softwareanwendungen mit dem Ziel, die Kosten zu senken, die Effizienz zu verbessern und sich an den Unternehmenszielen zu orientieren.

 

Was ist der Unterschied zwischen APM und CMDB?

CMDBs sind operative Tools, die IT-Komponenten verfolgen. APM findet auf der strategischen Ebene statt, die sich auf den Geschäftswert, die Kosten und die Anwendungssteuerung konzentriert.

 

Was sind die vier Arten des Portfolio-Managements?

In der IT konzentriert sich APM auf Optimierung, Rationalisierung, Governance und Transformation.

 

Wie verhält sich APM zur Unternehmensarchitektur?

APM konzentriert sich speziell auf die Anwendungsebene und trägt oft zu den umfassenderen Bemühungen der Enterprise Architecture bei, indem es verwertbare Einblicke in die Softwarenutzung und -ausrichtung liefert.